Jakie pomocnicze akcesoria archiwizacyjne przydadzą się w biurze?

Konieczność archiwizowania najrozmaitszych dokumentów nie tylko wynika ze specyfiki organizacji wielu firm, ale często też jest po prostu narzucona przez przepisy prawa. W razie ewentualnej kontroli czy po prostu audytu wewnętrznego – a także z innych powodów – nie powinno być problemu ze znalezieniem wybranych teczek czy formularzy. Niełatwe zadanie utrzymania w nich należytego porządku pomagają realizować liczne akcesoria biurowe. Podstawowym narzędziem służącym do przechowywania dokumentów czy ich kopii są wykonane najczęściej z tworzyw sztucznych koszulki i obwoluty. Ich zadaniem jest przede wszystkim ochrona znajdujących się wewnątrz kartek papieru przed zabrudzeniem czy zawilgoceniem, a także przed zgnieceniami, zagięciami i innego rodzaju uszkodzeniami mechanicznymi. Z uwagi na swą przezroczystość koszulki i obwoluty pozwalają łatwo zapoznać się z zawartością bez konieczności jej bezpośredniego naruszania.

Teczki i segregatory

Większość dokumentów nie powinna jednak być widoczna na pierwszy rzut oka, zwłaszcza oka niepowołanego. Poza tym składowanie ich pojedynczo wprowadziłoby zbędny chaos. Stąd cały asortyment teczek i segregatorów, których bogata oferta – dostępna np. w sklepie MM Partners – wychodzi naprzeciw oczekiwaniom najprzeróżniejszych firm, urzędów i instytucji. O ile w teczkach (wiązanych, na gumkę, z rączką, kopertowych, na suwak…) przechowywać można luźne lub spięte spinaczami kartki, zdjęcia, rysunki, prospekty czy katalogi, o tyle segregatory wymagają wykonania w dokumentach dziurek lub umieszczenia ich we wspomnianych koszulkach, wyposażonych najczęściej w dziurkowaną listwę ułatwiającą przechowywanie. Pamiętajmy, że częste wertowanie archiwów może skutkować nadwerężeniem materiału wokół dziurek. Na szczęście da się temu zapobiec, stosując specjalne samoprzylepne kółka lub paski wzmacniające.

Inne sposoby przechowywania

Zabezpieczone w ten sposób papiery spinać można też w większe całości – np. grupując je chronologicznie czy według klucza osobowego – dzięki skoroszytom oraz klipsom, zaciskom czy tzw. wąsom archiwizacyjnym. Elementy, których nie tylko nie należy dziurawić, ale które wymagają wręcz szczególnej ochrony – czyli m.in. zdjęcia, rysunki, wizytówki, płyty CD/DVD – przechowywać można w tym samym miejscu, gdy zachodzi taka potrzeba, w specjalnych samoprzylepnych kieszeniach, które wkleja się do teczki, skoroszytu bądź segregatora.

Zachowanie porządku

W skutecznym porządkowaniu i odnajdywaniu wybranych dokumentów nieocenioną rolę odgrywają wielobarwne przekładki (kartonowe, polipropylenowe), opisy w postaci przyklejanych etykiet, a także zastosowanie różnych kolorów samych teczek i segregatorów. Wszystko to potrafi też istotnie podnieść poziom estetyki archiwów. Gdy te ostatnie okazują się zaś szczególnie obszerne, często niezastąpionym ich elementem stają się pudła i kontenery archiwizacyjne, w których przechowuje się większe partie dokumentów.