Dlaczego warto mieć w biurze kserokopiarkę?

Współcześnie nie da się prowadzić biura bez korzystania z nowoczesnej kserokopiarki. Teoretycznie jest to możliwe, jednak pod warunkiem, że w obiegu będą wyłącznie dokumenty cyfrowe. Biuro bez papieru to piękna idea, lecz jej urzeczywistnienie jest ciągle kwestią przyszłości. Kserokopiarki nie znikną z biur, dopóki w obiegu pozostają papierowe dokumenty. Dowiedz się, do czego służą kserokopiarki i dlaczego warto z nich korzystać w każdym biurze. 

Czytając o kserokopiarkach, nie należy wyobrażać sobie klasycznych urządzeń, które w przeszłości służyły do wykonywania kopii dokumentów papierowych. Współczesne kserokopiarki to urządzenia wielofunkcyjne do biura, określane jako multi-function printer (MFP). Realizują one większość zadań związanych z obsługą dokumentów firmowych – nie tylko papierowych, lecz także elektronicznych.

Do czego służą kserokopiarki?

Cztery podstawowe zadania, które realizują współczesne kserokopiarki wielofunkcyjne do biura, to:

• drukowanie – każda kopiarka wielofunkcyjna jest wydajnym i oszczędnym urządzeniem drukującym: szybkość i jakość pracy jest porównywalna, a często wyższa niż w klasycznych drukarkach cyfrowych,
• kopiowanie – kopiowanie odbywa się z szybkością kilkudziesięciu stron na minutę, kopie mogą być czarno-białe i kolorowe, jakość odwzorowania obrazów i tekstów jest bardzo wysoka – dzięki specjalnym podajnikom i odbiornikom papieru kopiowanie można w dużym stopniu zautomatyzować: dostępne jest np. dwustronne kopiowanie dokumentów bez ich ręcznego obracania, 
• skanowanie – skanery urządzeń MFP obsługują wiele różnych formatów graficznych, a pliki można zapisać automatycznie m.in. w skrzynce użytkownika, na pamięci przenośnej, w wybranym katalogu na dysku sieciowym, w chmurze lub wysłać na adres skrzynki mailowej,
• faksowanie – kopiarki wielofunkcyjne umożliwiają wysyłanie faksów metodą analogową, ale także za pośrednictwem Internetu (i-fax) – tą drogą można przesyłać dokumenty czarno-białe i kolorowe w wysokiej rozdzielczości.

Urządzenia MFP mają też moduły pozwalające na wykańczanie wydruków. Najpopularniejsze funkcje to zszywanie dokumentów, dziurkowanie, falcowanie (składanie), broszurowanie i układanie z przesunięciem.

Urządzenie wielofunkcyjne dba o bezpieczeństwo Twoich dokumentów 

Na jeszcze jedną zaletę urządzeń wielofunkcyjnych zwraca uwagę doradca klienta z firmy DKS w Łodzi, dostawcy kserokopiarek do zakupu i na wynajem: – Urządzenie wielofunkcyjne gwarantuje nie tylko wysoką jakość i wydajność procesów drukowania, kopiowania i skanowania, ale także najwyższe standardy bezpieczeństwa. Współczesne kserokopiarki posiadają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niekontrolowanym dostępem do funkcji urządzenia i dokumentów zgromadzonych na jego twardym dysku. 

Zabezpieczenia działają na dwóch poziomach: ograniczają bezpośredni dostęp do urządzenia oraz próby włamania się do niego za pośrednictwem połączeń sieciowych. Skutecznym ograniczeniem dostępu nieuprawnionych osób jest uwierzytelnienie przy użyciu hasła, specjalnej karty czy czytników biometrycznych. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (np. login plus hasło) skutecznie chroni dokumenty przed dostępem osób, które mogłyby z premedytacją działać na szkodę firmy. Osoba, która nie dysponuje kartą czy hasłem, nie będzie w stanie wykonać żadnej operacji na urządzeniu.

Ważną częścią zabezpieczeń jest ochrona danych na dyskach twardych. Kserokopiarki wielofunkcyjne stosują nadpisywanie danych, szyfrowanie zgromadzonych dokumentów, a także automatyczne usuwanie danych z pamięci. Opcją do wyboru jest tworzenie kopii zapasowej dysku twardego w chmurze. Dzięki temu można zachować dokumenty firmowe nawet po fizycznym zniszczeniu kserokopiarki np. na skutek pożaru w pomieszczeniu, w którym znajduje się urządzenie.

Kopiarki wielofunkcyjne posiadają też zabezpieczenia przed atakami z sieci. Wyposażone są m.in. w mechanizmy umożliwiające filtrowanie adresów IP, wykorzystują bezpieczne uwierzytelnianie w standardzie IEEE 802.1x oraz obsługę IPsec, czyli protokołów, które umożliwiają tworzenie bezpiecznych połączeń pomiędzy komputerami.

MFP oferuje wysoką jakość i bezpieczeństwo obsługi dokumentów

Nowoczesna kserokopiarka klasy biznes zastępuje drukarkę, skaner i faks. Oferuje liczne funkcje dodatkowe, związane z wykańczaniem wydruków. Umożliwia zapisywanie, przechowywanie i dystrybucję dokumentów. Pozwala na obsługę bezpośrednią i zdalną. To wystarczający argument za tym, aby w każdym biurze znalazła się przynajmniej jedna kserokopiarka wielofunkcyjna. 

Jedna maszyna MFP klasy biznesowej wykonuje zadania kilku, kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu autonomicznych urządzeń – drukarek, skanerów i faksów. Wystarczy policzyć koszty zakupu i serwisu rozproszonej floty drukującej, aby inwestycja w kserokopiarkę wielofunkcyjną do biura stała się oczywistością. Środowisko druku zintegrowane wokół urządzeń klasy MFP umożliwia skuteczną optymalizację kosztów i pełną kontrolę nad obiegiem i bezpieczeństwem dokumentów firmowych.