Zasady bezpieczeństwa przy niszczeniu dokumentów

Dokumenty, zwłaszcza te zawierające dane wrażliwe, wymagają specjalnych procedur postępowania. Trzeba je przechowywać i archiwizować w sposób bezpieczny, natomiast równie ważny jest proces ich niszczenia. Chodzi o to, by żadne niepożądane informacje nie dostały się w niepowołane ręce. O jakich zasadach należy pamiętać podczas pozbywania się „papierów” firmowych i osobistych?

Jakie dokumenty niszczy się regularnie?

Niszczenie dokumentów firmowych bywa skomplikowane, bo trzeba się zająć aktami i umowami różnego typu, których w biurach zwykle znajduje się duża ilość. Do najczęściej utylizowanych należą:

• Księga Przychodów i Rozchodów,
• faktury sprzedażowe,
• dokumentacja pracownicza z działu HR lub księgowości,
• wyciągi z kont bankowych,
• potwierdzenia wykonania przelewów,
• deklaracje podatkowe.

Wszystkie te dokumenty zawierają kluczowe i ważne dane identyfikujące, które pozwalają na uzyskanie szczegółowych informacji na temat konkretnej osoby (nawet po numerze PESEL) oraz informacji poufnych na temat działalności danego przedsiębiorstwa.

Co więcej, trzeba je niszczyć regularnie, na przykład raz na dwa miesiące, by nie dopuścić do namnażania się niepotrzebnej i nieaktualnej makulatury, której nie będzie gdzie składować.

Normy przy niszczeniu dokumentów

Prawidłowe niszczenie dokumentów regulują normy, takie jak DIN 66399. Mówi ona o tym, że w czasie tej procedury należy zachować tzw. III stopień tajności. Dostęp do dokumentów, które podlegają zniszczeniu, mogą mieć jedynie osoby do tego upoważnione, a po wykonaniu usługi należy wystawić specjalny certyfikat zniszczenia.

Właśnie dlatego takie działania powierzane są wyspecjalizowanym do tego firmom, które działają zgodnie ze wspomnianym protokołem, realizując dokładnie wszystkie opisane w normach zasady postępowania. Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest ACTA NOVA, czyli profesjonaliści w zarządzaniu archiwami.

Trzeba też zdawać sobie sprawę, że każdy podmiot działający w biznesie i obracający dokumentami przetwarza dane osobowe i – co za tym idzie – podlega rygorystycznym zapisom RODO. Firma jest zatem administratorem danych i to na niej spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji zawartych na nośnikach papierowych i cyfrowych. Tym większą rolę odgrywa więc zatem właściwe, wykonywane zgodnie ze sztuką niszczenie dokumentów.  

Czy można niszczyć takie dokumenty samodzielnie?

Teoretycznie można zlecać takie działania własnym pracownikom lub zajmować się tym osobiście w godzinach pracy lub po nich. Ale w praktyce jest to mało opłacalne, zwłaszcza gdy dokumentów jest sporo.

O ile w przypadku małych firm ten proces zajmuje do kilku godzin, o tyle w przypadku bardziej rozbudowanej struktury zatrudnienia i przy wielu kontrahentach, obowiązek niszczenia dokumentów to już kwestia raczej dni, a nie godzin. W tym kontekście trudno mówić o skupieniu się i sumiennym wykonywaniu obowiązków, a rutyna i zniecierpliwienie na pewno nie służą bezpieczeństwu dokumentów, które – jak już wspomnieliśmy – należy traktować ze szczególną troską.

Dlatego warto decydować się na usługi profesjonalnych firm archiwizacyjnych. Zadbają one nie tylko o bezpieczeństwo, ale także odciążą z czynności, która jest czasochłonna i powtarzalna.