Zalety korzystania z oprogramowania OCR

Trudno wyobrazić sobie w dzisiejszych czasach sprawne funkcjonowanie w biznesie bez pomocy różnego rodzaju oprogramowania. Specjalistyczne aplikacje ułatwiają prowadzenie firmy na wielu płaszczyznach – pozwalają skuteczniej organizować pracę oraz automatyzować liczne procesy. Mowa tutaj między innymi o oprogramowaniu typu OCR. Do czego ono służy, jakie są zalety korzystania z niego?

Czym jest oprogramowanie OCR?

Do kategorii OCR (ang. Opitcal Charakter Recognition) zaliczamy wszelkie programy komputerowe, które umożliwiają rozpoznawanie tekstu w plikach zapisanych pod postacią grafiki rastrowej – na przykład zdjęcia strony książki, czy zeskanowanego dowolnego innego dokumentu. Poszczególne programy tej kategorii mogą różnić się w szczegółach działania, jednak ogólny schemat jest w każdym przypadku podobny:

1. Analiza części składowych – na tym etapie oprogramowanie sprawdza, w których miejscach dokumentu pojawia się tekst, czy dane liczbowe, które mają zostać następnie rozpoznane.
2. Rozpoznawanie tekstu – na podstawie wzorów znajdujących się w jego bazie danych, program stwierdza, jakie znaki składają się na tekst. Współczesne programy radzą sobie z analizą nie tylko maszynopisów, ale również pisma odręcznego. Ponadto rozróżniają teksty w różnych językach.
3. Eksportowanie danych – rozpoznane i uporządkowane znaki są zapisywane w postaci pliku, w którym mogą być edytowane lub przeniesione do zewnętrznych systemów.

Tego typu oprogramowanie znajduje zastosowanie w firmach oraz instytucjach potrzebujących narzędzi do digitalizacji danych – między innymi w bibliotekach, archiwach, muzeach czy urzędach. Przy ich pomocy papierowe dokumenty czy książki mogą zostać w bardzo krótkim czasie i z wysoką dokładnością przetworzone na cyfrową bazę danych. Programy OCR wykorzystywane są również w księgowości jako narzędzia do zaczytywania danych z faktur oraz innych dokumentów fiskalnych i przenoszenia ich do systemów księgowych. Jest z takim programów jest ReadIT OCR Smart.

Zalety programów OCR

Jak widać, programy OCR wykorzystywana są wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba konwertowania danych z tekstowych z plików graficznych do postaci nadającej się do edycji czy umieszczenia w zewnętrznych systemach. W wielu firmach stanowią one w dzisiejszych czasach standardowe oprogramowanie, na równi z pakietami biurowymi. Jakie są ich zalety?

• Oszczędność czasu – przepisanie zawierającego nawet stosunkowo niewiele danych dokumentu zajmuje kilka minut. Sprawdzenie go w celu wyeliminowania błędów może zając drugie tyle. W sytuacji, kiedy należy przepisać jeden dokument raz na jakiś czas, zajęcie się tym nie wygląda na duże poświęcenie czasu. Jednak w praktyce każdego dnia firmy przetwarzają – w zależności od swej wielkości – dziesiątki, setki, a nawet tysiące dokumentów. Ręczne przepisywanie każdego z nich byłoby kolosalnym marnotrawstwem czasu, którego nie można wykorzystać w inny sposób. Programy OCR rozwiązują ten problem, gdyż pozwalają w dużym stopniu zautomatyzować całą procedurę – zaczytane dane nie muszą być nawet sprawdzane pod kątem zgodności z oryginałem.
• Oszczędność pieniędzy – aby uzyskać wysoką efektywność w ręcznym przepisywaniu danych, należałoby zatrudnić w firmie pracowników odpowiedzialnych praktycznie wyłącznie za to – im większa firma, tym większe byłoby zapotrzebowanie na takich pracowników. To z kolei wiąże się z kosztami zatrudnienia. Oprogramowanie OCR pozwala uniknąć takich wydatków.
• Zredukowanie ilości błędów – przy ręcznym przepisywaniu danych, istnieje ryzyko popełnienia błędu. Przy dużej ilości dokumentów szanse wykrycia pomyłki są bardzo znikome. Jest to szczególnie ważne w kontekście dokumentów fiskalnych – błędy w systemach księgowych mogą zaowocować problemami z prawem, kontrolami i grzywnami. Współczesne programy OCR odznaczają się wysoką dokładnością i automatycznie weryfikują dane – w przypadku ReadIT OCR Smart dokładność wynosi 100%, co oznacza, że program zaczytuje wszystkie dane w sposób bezbłędny. To ogromna korzyść dla firmy.

Podsumowując, programy typu OCR to narzędzia w dzisiejszych czasach niezbędne do szybkiego i taniego tworzenia cyfrowych baz danych na podstawie papierowych nośników. Dzięki nim możliwe znaczne zredukowanie czasu i kosztów potrzebnych na pozyskanie niezbędnych informacji z różnego rodzaju dokumentów.