W jaki sposób odbywa się współpraca z biurem rachunkowym?

Każda firma powinna mieć solidnie prowadzoną księgowość. Żeby tak było, wiele przedsiębiorstw decyduje się na zlecanie poszczególnych działań biurom rachunkowym. Najczęściej nie chodzi o usługi okazjonalne, a raczej o pełną, comiesięczną współpracę. Taka forma działania wymaga jednak od obydwu stron zachowania pewnych zasad. O czym dokładnie mowa?

Korzyści ze współpracy

Na początek warto zastanowić się nad tym, jakie korzyści można osiągnąć z takiej współpracy.

Firma zyskuje na bezpieczeństwie, bo wszystkie dokumenty są „pod pieczą” biura, które bierze za nie odpowiedzialność. Ponadto zyskuje się czas i pieniądze. Nie trzeba samemu zajmować się formalnościami ani tworzyć działów księgowych w swojej firmie.

Komunikacja z klientem

Każde dobre biuro rachunkowe powinno kłaść szczególny nacisk na takie kwestie, jak komunikacja. Odpisywanie na maile, odbieranie telefonów w godzinach pracy, oddzwanianie w przypadku nieodebranego połączenia – to absolutne podstawy.

Liczy się również to, aby formułowane komunikaty były zrozumiałe i nie zawierały skomplikowanych specjalistycznych terminów. Klient ma mieć poczucie, że ktoś dba o jego potrzeby i pomaga mu w zrozumieniu skomplikowanego świata rachunkowości, finansów i podatków. Szczególną wagę przykłada się do tego w biurze rachunkowym Anny Lejczak.

Warto również powiedzieć o kwestii wymiany dokumentów, która również powinna odbywać się bez żadnych zakłóceń. Wiele z nich, w formie skanów, spokojnie można przesłać na maila jako zabezpieczony plik PDF.

Archiwizowanie dokumentów księgowych

Już na samym początku współpracy warto ustalić, w jaki sposób będą przechowywane i archiwizowane dokumenty. Prawo daje dowolność pod względem tego, czy będzie się to odbywać w formie fizycznej, czy elektronicznej.

Dokumenty można zatem przechowywać jako dobra papierowe w biurze. Inną opcją jest ich cyfryzacja i umieszczenie w chmurze lub na nośniku fizycznym, na przykład na dysku. W tym drugim przypadku trzeba jednak upewnić się, że dokumenty będą odpowiednio zabezpieczone przed utratą lub kradzieżą danych.

Odpowiedzialność za szkody księgowe

Obowiązkiem każdego legalnie działającego biura rachunkowego jest przedstawienie oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia OC. Dzięki temu wszelkie błędy i nieprawidłowości związane z zaksięgowaniem dokumentów są odpowiedzialnością biura, a nie klienta. To ważne, by ten zakres działań był od samego początku uregulowany.