Utylizacja dokumentów w świetle przepisów. Co warto wiedzieć?

Archiwa firm są pełne akt oraz dokumentów zawierających między innymi poufne dane pracowników, partnerów biznesowych czy klientów. W związku z obowiązującym RODO powinny być one nie tylko bezpiecznie przechowywane, ale również niszczone w odpowiedni sposób. O czym informują przepisy dotyczące utylizacji dokumentów? Przeczytaj tekst, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.

Utylizacja dokumentów a prawo

Istnieją określone ramy czasowe dotyczące tego, jak długo należy przechowywać różnego rodzaju dokumenty. Dopiero po upłynięciu wyznaczonego okresu, można zutylizować akta zawierające dane osobowe. Co ważne, dotyczy to zarówno wersji papierowych, jak i cyfrowych. Celem utylizacji dokumentów jest zatem takie zniszczenie ich, aby poufne dane były bezpieczne. Nie ma określonych dokładnych wytycznych, przede wszystkim należy mieć zatem na uwadze uniemożliwienie dostępu do akt osobom nieupoważnionym. Szczególną wagę przykłada się do nieodwracalności całego procesu.

W przypadku korzystania z usług zewnętrznych firm zajmujących się utylizacją akt, konieczne jest również zapewnienie danym bezpieczeństwa podczas transportu. Ujawnienie ich mogłoby mieć poważne konsekwencje, także pod względem finansowym. Niezależnie od wyboru metody utylizacji, konieczna jest zatem ochrona danych na każdym etapie procesu, aż do momentu ich nieodwracalnej utylizacji. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i tych przechowywanych na dyskach, pendrive’ach oraz innych nośnikach. Przede wszystkim należy jednak upewnić się, że dane akta mogą zostać zniszczone, a nie powinny czekać w archiwum.

Kto zajmuje się utylizacją dokumentów?

Zasadniczo istnieją dwie opcje utylizacji dokumentów – zniszczenie ich samodzielnie lub powierzenie tego zadania specjalistycznej firmie. W pierwszym przypadku należy zdawać sobie jednak sprawę z ryzyka związanego z nieumiejętnym przeprowadzeniem tego procesu. Dotyczy ono przede wszystkim dostania się danych w niepowołane ręce. O wiele lepszą opcją może się okazać powierzenie utylizacji specjalistycznej firmie, takiej jak na przykład Eko-Mar.

Profesjonaliści dysponują nie tylko niezbędną wiedzą na temat bezpiecznego i skutecznego niszczenia dokumentów, ale również przydatnymi maszynami, które je umożliwią. Dotyczy to zarówno wersji papierowych, jak i cyfrowych, które nieumiejętnie zutylizowane mogą być bezpieczne jedynie pozornie. Skorzystanie z usług specjalistów wyeliminuje ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji prawnych związanych z niewłaściwym zniszczeniem dokumentów.