Szybkie skanowanie faktur. Automatyka procesu

Prawidłowy obieg dokumentów jest kluczową kwestią w każdej organizacji czy przedsiębiorstwie. Dokumentów przeważnie produkuje się bardzo dużo, a dodatkowo, napływają także drogą elektroniczną lub tradycyjną. Często konieczna jest ich archiwizacja, która zajmuje pracownikom sporo czasu. Dlatego coraz częściej dąży się do maksymalnego zautomatyzowania tego procesu. Jak to wygląda w praktyce? Oto, co warto wiedzieć.

Praca biurowa kojarzy się przeważnie z niezliczoną liczbą różnego typu dokumentów, które muszą znaleźć właściwe miejsca w biurowym archiwum. Nie ma w tym przesady, ponieważ mimo możliwości załatwienia wielu spraw drogą elektroniczną wciąż jest wymagany obieg niektórych dokumentów w formie papierowej. Najbardziej pracochłonna jest ich archiwizacja, ponieważ każde pismo musi trafić do odpowiedniego zbioru. Zabiera to sporo czasu, szczególnie jeśli dany kontrakt czy raport ma zostać zeskanowany i zapisany na dysku komputera.

Na czym polega automatyzacja obiegu dokumentów?

Czasochłonne archiwizowanie dokumentów ręcznie nie przynosi korzyści ani pracownikom, ani pracodawcom. Zatrudniona osoba musi poświęcić część swojego czasu pracy na wykonywanie czynności, które mogą zostać przeprowadzone automatycznie, ponieważ nie wymagają zaangażowania intelektualnego, ani podejmowania skomplikowanych decyzji. Do automatyzacji tego procesu dążą właśnie firmy takie jak e.volution z Katowic, które proponują wprowadzenie do przedsiębiorstw nowoczesnych rozwiązań z zakresu digitalizacji. Takie nowoczesne sposoby przechowywania danych służą, przede wszystkim, przyspieszeniu ich katalogowania, a co za tym idzie poprawieniu wydajności pracy całego przedsiębiorstwa.

Automatyzacja może polegać na inteligentnym przyporządkowywaniu dokumentów do odpowiednich kategorii bez potrzeby ręcznej ingerencji pracownika zajmującego się archiwizacją. W przypadku e-maili sprawa jest prostsza, ponieważ zapisanie pliku na komputerze zajmuje kilka sekund. Zautomatyzowanie obiegu danych daje korzyści głównie w pracy z dokumentami w formie papierowej.

Szybkie skanowanie faktur

Faktury są jednymi z najczęściej przesyłanych między firmami dokumentów. Jako że zgodnie z wymaganiami urzędowymi muszą być przechowywane określony czas, ich archiwizacja staje się obowiązkiem firm. Zautomatyzowanie tego procesu w formie szybkiego skanowania faktur może stanowić duże ułatwienie dla całego przedsiębiorstwa. Na rynku są dostępne rozwiązania technologiczne przewidujące automatyczne segregowanie napływających faktur i zapisywanie ich w odpowiednich katalogach według uprzednio określonych kryteriów.

Coraz częściej faktury otrzymuje się drogą elektroniczną, jednak dokumenty w formie papierowej są wciąż w użyciu. Zautomatyzowanie procesu polega na automatycznym zapisywaniu zeskanowanej faktury we właściwym miejscu. To bardzo duże ułatwienie i usprawnienie pracy firmy.