Prowadzenie ewidencji środków trwałych bez tajemnic

Prowadzenie ewidencji środków trwałych obejmuje wszystkie elementy majątku przedsiębiorstwa związane z jego działalnością. Dotyczy ono właścicieli firmy, która prowadzi księgi przychodów oraz rozchodów, a jednocześnie wykorzystuje w swojej działalności środki trwałe. Sprawdź, jak dokładnie wyglądają formalności w tym temacie. Przekonaj się, czy ewidencja jest konieczna w przypadku każdej działalności.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych w firmie

Obowiązkowe prowadzenie ewidencji środków trwałych w firmie jest określone przez przepisy polskiego prawa. Zostały one przyjęte w grudniu 2019 roku.

- Zgodnie z przepisami prawnymi, przedsiębiorstwa, które prowadzą księgi przychodów oraz rozchodów musi spełniać także dodatkowe wymagania. Dotyczą one m.in. ewidencji środków trwałych, jak również wartości o charakterze materialnym oraz prawnym. Przepisy te dotyczą również firm, które rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów oraz rozchodów, czy w sposób ryczałtowy

– tłumaczy specjalista biura rachunkowego Micash.

Czym dokładnie są środki trwałe?

Według ustawy dotyczącej rozliczenia PIT, środkami trwałymi określa się własności lub współwłasności podatnika, które nabywa się lub wytwarza. Do tej kategorii można zaliczyć między innymi:

• budynki wraz z lokalami, które stanowią odrębną własność,
• budowle,
• maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty.

Dodatkowo za środki trwałe uznaje się elementy, których okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok. Muszą być jednak sklasyfikowane jako część potrzebna do prowadzonej przez podmiot działalności — np. koparki dla przedsiębiorstwa budowlanego.

Jak wygląda wpis do ewidencji?

Zapis dotyczący nowego elementu należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych, najpóźniej w miesiącu, w którym oddano go do użytkowania. Warto zaznaczyć, że data zakupu np. maszyny budowlanej, nie zawsze oznacza datę przyjęcia oraz oddania sprzętu do użytku.

Ewidencja środków trwałych nie ma ujednoliconego wzoru, a to oznacza, że w tej kwestii każdy przedsiębiorstwa ma dowolność. Zapis powinien jednak uwzględniać kilka istotnych elementów, między innymi:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę przekazania do użytkowania,
• wartość początkową,
• sposób nabycia,
• wszelkie informacje związane z korektami, ulepszeniami oraz aktualizacjami dotyczącymi danego elementu.

Gdy dochodzi do ulepszenia środka trwałego, jego wartość początkową w ewidencji zwiększa się o sumę poniesionych wydatków. Dotyczy to jednak sytuacji, kiedy inwestycja przekracza 10 tysięcy złotych. Dodatkowo należy pamiętać, że poniesione wydatki muszą faktycznie oznaczać wzrost wartości początkowej danego elementu.

W sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo nabywa środki trwałe, których wartość nie przekracza 10 tysięcy złotych, przepisy podatkowe umożliwiają bezpośrednie zaliczenie ich na poczet kosztów. Oznacza to, że nie ma konieczności wykazywania ich w ewidencji środków trwałych.