Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Do obowiązku wszystkich przedsiębiorców należy ewidencjonowanie operacji gospodarczych firmy. Sposób prowadzenia ewidencji zależy od typu prowadzonej działalności lub jest narzucony odgórnie przez prawo. Informacje o stanach zasobów majątkowych oraz procesach gospodarczych danego przedsiębiorstwa znajdują się w księgach rachunkowych. Księgi mogą być prowadzone samodzielnie przez podmiot gospodarczy bądź przez podmiot, który świadczy usługi w tym zakresie. Zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia ewidencji firmy specjalistom z biura rachunkowego. Jakie są najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych?

Księgi rachunkowe składają się z kilku głównych elementów, z których każdy służy do rejestrowania danego rodzaju operacji. Jednym z nich jest dziennik, w którym zapisuje się w sposób chronologiczny wszelkie operacje gospodarcze przedsiębiorstwa. Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z zapisywaniem w dzienniku informacji, które można powiązać z zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Innymi elementami księgi rachunkowej są konta księgi głównej oraz konta ksiąg pomocniczych, które są prowadzone m.in. w celu rejestracji rozrachunków z pracownikami czy też operacji sprzedaży i zakupu. Sprawdzenie zgodności zapisów w dzienniku i księdze głównej należą do bilansu próbnego, który stanowi zestawienie obrotów oraz sald w skali miesiąca.

Rzetelność i bezbłędność prowadzenia ksiąg

Rzetelne oraz bezbłędne prowadzenie ksiąg to absolutna podstawa w zachowaniu prawidłowości przy prowadzeniu ewidencji. Zapisy dokonane w księgach powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan danej firmy.

Jak mówi specjalista z biura kredytowego BBKL, świadczącego m.in. usługi rachunkowe dla firm: Jeżeli poprawnie i kompletnie wprowadzono wszystkie dowody księgowe do księgi rachunkowej, a także zapewniono ciągłość zapisów, można uznać taką księgę za bezbłędną. Ponadto księgi rachunkowe muszą być prowadzone sprawdzalnie. Oznacza to, iż możliwe powinno być stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów, a także działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księga rachunkowa powinna także być wypełniana w dniu dokonania operacji gotówkowych, aby nie dopuszczać do powstania zaległości.

Zapisy księgowe w księgach rachunkowych

Zapisy w księgach rachunkowych muszą być pełne. Oznacza to, iż nie należy pozostawiać wolnych miejsc. Księgowy zapis powinien zawierać dokładną datę dokonania danej operacji gospodarczej, a także rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego. Ponadto musi on stanowić zrozumiały tekst bądź kod opisu operacji z jednoczesnym objaśnieniem kodu. Dodatkowo zapis powinien zawierać kwotę oraz datę zapisu, a także oznaczenie kont, których dotyczy. W przypadku popełnienia błędu w zapisie możliwe jest skreślenie nieprawidłowej treści oraz zastąpienie jej poprawnym tekstem. Błędny zapis powinien być skreślony w taki sposób, aby nadal był czytelny.

Księgi rachunkowe stanowią niezwykle istotny element jeśli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej. Powinny być prowadzone w jak najbardziej prawidłowy sposób, w związku z czym warto przekazać opiekę nad nimi w ręce profesjonalnego biura.

Materiał partnera