Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Do obowiązku wszystkich przedsiębiorców należy ewidencjonowanie operacji gospodarczych firmy. Sposób prowadzenia ewidencji zależy od typu prowadzonej działalności lub jest narzucony odgórnie przez prawo. Informacje o stanach zasobów majątkowych oraz procesach gospodarczych danego przedsiębiorstwa znajdują się w księgach rachunkowych. Księgi mogą być prowadzone samodzielnie przez podmiot gospodarczy bądź przez podmiot, który świadczy usługi w tym zakresie. Zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia ewidencji firmy specjalistom z biura rachunkowego. Jakie są najważniejsze zasady dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych?

Księgi rachunkowe składają się z kilku głównych elementów, z których każdy służy do rejestrowania danego rodzaju operacji. Jednym z nich jest dziennik, w którym zapisuje się w sposób chronologiczny wszelkie operacje gospodarcze przedsiębiorstwa. Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z zapisywaniem w dzienniku informacji, które można powiązać z zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Innymi elementami księgi rachunkowej są konta księgi głównej oraz konta ksiąg pomocniczych, które są prowadzone m.in. w celu rejestracji rozrachunków z pracownikami czy też operacji sprzedaży i zakupu. Sprawdzenie zgodności zapisów w dzienniku i księdze głównej należą do bilansu próbnego, który stanowi zestawienie obrotów oraz sald w skali miesiąca.

Rzetelność i bezbłędność prowadzenia ksiąg

Rzetelne oraz bezbłędne prowadzenie ksiąg to absolutna podstawa w zachowaniu prawidłowości przy prowadzeniu ewidencji. Zapisy dokonane w księgach powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan danej firmy.

Jak mówi specjalista z biura kredytowego BBKL, świadczącego m.in. usługi rachunkowe dla firm: Jeżeli poprawnie i kompletnie wprowadzono wszystkie dowody księgowe do księgi rachunkowej, a także zapewniono ciągłość zapisów, można uznać taką księgę za bezbłędną. Ponadto księgi rachunkowe muszą być prowadzone sprawdzalnie. Oznacza to, iż możliwe powinno być stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów, a także działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księga rachunkowa powinna także być wypełniana w dniu dokonania operacji gotówkowych, aby nie dopuszczać do powstania zaległości.

Zapisy księgowe w księgach rachunkowych

Zapisy w księgach rachunkowych muszą być pełne. Oznacza to, iż nie należy pozostawiać wolnych miejsc. Księgowy zapis powinien zawierać dokładną datę dokonania danej operacji gospodarczej, a także rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego. Ponadto musi on stanowić zrozumiały tekst bądź kod opisu operacji z jednoczesnym objaśnieniem kodu. Dodatkowo zapis powinien zawierać kwotę oraz datę zapisu, a także oznaczenie kont, których dotyczy. W przypadku popełnienia błędu w zapisie możliwe jest skreślenie nieprawidłowej treści oraz zastąpienie jej poprawnym tekstem. Błędny zapis powinien być skreślony w taki sposób, aby nadal był czytelny.

Księgi rachunkowe stanowią niezwykle istotny element jeśli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej. Powinny być prowadzone w jak najbardziej prawidłowy sposób, w związku z czym warto przekazać opiekę nad nimi w ręce profesjonalnego biura.