Najlepsze sposoby na zarządzanie archiwami

Mimo postępującej cyfryzacji, wciąż najpowszechniej wykorzystywanym nośnikiem większości dokumentów jest papier. To właśnie w takiej formie zwykle przechowujemy wszelkiego rodzaju umowy, akty notarialne, pisma urzędowe, faktury i wiele innych. Aby zapewnić im maksymalną ochronę przed zniszczeniem i zapobiec ich pogubieniu się, należy wdrożyć odpowiednie metody zarządzania nimi – metody te sprawdzą się zarówno jeśli chodzi o domowe, jak i firmowe archiwum.

Wybór miejsca na archiwum

Archiwa firm i instytucji są znacznie obszerniejsze, niż dokumentacja, którą trzymamy w domu, dlatego też do ich przechowywania często przeznacza się oddzielnie pomieszczenia. O czym należy pamiętać urządzając takie archiwum?

- Przede wszystkim powinno być to pomieszczenie dobrze chronione przed ogniem, wilgocią oraz nadmiernym nasłonecznieniem – mówi przedstawiciel firmy Acta Nova, specjalizującej się m.in. w projektowaniu archiwów – Oczywiście, pożar jest najpoważniejszym zagrożeniem dla papierowych dokumentów, ponieważ momentalnie je niszczy, nie powinniśmy jednak lekceważyć wpływu nadmiernej wilgoci oraz ekspozycji na promieniowanie słoneczne. Woda zawarta w powietrzu stopniowo jest wchłaniana przez papier, niszcząc przy tym jego strukturę. Równie destrukcyjny wpływ ma promieniowanie ultrafioletowe, będące składową promieniowania słonecznego – długa ekspozycja papieru na jego działanie powoduje, że tusz z czasem blaknie, czyniąc zapisane nim dokumenty nieczytelnymi.

Domowych dokumentów posiadamy mniej, dlatego trudno mówić o urządzaniu dla nich oddzielnego pomieszczenia, wciąż jednak powinniśmy pamiętać o zapewnieniu im podobnych warunków przechowywania. Najlepiej trzymać je w zamknięciu, w szafkach lub w szufladach, w pokojach w których panuje niski poziom wilgoci.

Porządkowanie archiwum

Istotą zarządzania archiwum jest uporządkowanie dokumentów w taki sposób, by były one jak najbardziej dostępne i dało się je w razie potrzeby łatwo odszukać. Na potrzeby gospodarstwa domowego możemy dokumenty podzielić na kilka kategorii, np.

• Dom – do tej kategorii zaliczamy dokumenty związane z budową i utrzymaniem domu, np. umowy z wykonawcami, faktury, akt własności nieruchomości.
• Praca – a więc umowa o zatrudnienie, wystawiane i utrzymywane faktury jeśli prowadzimy działalność gospodarczą etc.
• Zdrowie – między innymi badania lekarskie, zaświadczenia.
• Rodzina – to na przykład akt urodzenia czy świadectwa szkolne.

Dla maksymalnej przejrzystości każda kategoria powinna być przechowywania w osobnych segregatorach czy pudłach. W przypadku bardziej rozbudowanych archiwów dokumenty porządkuje się nie tylko pod kątem kategorii, do jakiej one przynależą, ale też np. w kolejności alfabetycznej.

Usuwanie nieaktualnych dokumentów

Wiele z przechowywanych w archiwum dokumentów z czasem straci swoją ważność – dla zachowania porządku warto się ich pozbyć. Jak to zrobić? W większości przypadków nie wystarczy po prostu wyrzucić je do kosza, mogą bowiem zawierać one aktualne i wrażliwe dane, które pod wpadnięciu w niepowołane ręce mogą przysporzyć nam wielu kłopotów. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wyposażenie się w niszczarkę, która pozwoli nam szybko pociąć na kawałki dokumenty, których chcemy się permanentnie pozbyć. Dopiero takie odpady można wyrzucić wraz z pozostałą makulaturą.