Monitoring wizyjny w zakładzie pracy a przepisy RODO

Przepisy RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych regulują przepływ danych osobowych, ich przetwarzanie, a także chronią osoby fizyczne przed niewłaściwym wykorzystaniem ich danych. Monitoring wizyjny w zakładzie pracy również podlega ściśle ustalonym przepisom, dlatego każdy pracodawca powinien poznać je przed założeniem kamer. Dowiedz się, jaki wpływ na montaż monitoringu w miejscu pracy mają przepisy RODO.

Kiedy można wprowadzić monitoring wizyjny w zakładzie pracy?

Pracodawca, który chce wprowadzić na terenie zakładu monitoring wizyjny, musi najpierw przedstawić wyraźny cel, który ma swoje źródło w podstawie prawnej, dzięki któremu założenie monitoringu będzie w pełni legalne. Według Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny tylko, jeśli jest on niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jeśli wprowadzenie monitoringu zostało poprzedzone dokładną analizą, a cel jego wprowadzenia wynika z rzeczywistej i wyraźnej potrzeby, można przystąpić do montażu. Do tego celu najlepiej jest zatrudnić profesjonalną firmę, taką jak Teldaw, która zainstaluje kamery w sposób prawidłowy, a co najważniejsze, zgodny z prawem. System wizyjny powinien zostać zamontowany w taki sposób, aby wyraźnie monitorować jedynie najważniejsze punkty budynku i terenu wokoło, których stała obserwacja ma duże znaczenie dla dobra firmy i jej pracowników.

Dodatkowo pracodawca musi odpowiednio oznaczyć miejsca podlegające monitoringowi i poinformować o tym fakcie swoich pracowników, najpóźniej dzień przed uruchomieniem kamer. Obszary te można oznaczyć znakami i piktogramami, które wyraźnie zaznaczą obecność elektronicznego dozoru. Art. 13 RODO, który reguluje sposób informowania o monitoringu, zawiera jednak objaśnienie, według którego piktogramy nie są wystarczającą metodą oznaczania istnienia kamer.

Na terenie zakładu pracy powinna pojawić się nota informacyjna, która objaśnia cele i podstawy prawne instalacji monitoringu, a także osobę odpowiedzialną za wprowadzenie go. Dodatkowo warto poinformować pracowników o zakresie obserwacji kamer, prawach osób zarejestrowanych przez monitoring oraz miejsce, w którym można uzyskać więcej informacji na ten temat.

Jakie ograniczenia są naniesione na monitoring wizyjny w zakładzie pracy?

Jako, że przepisy RODO skupione są na ochronie godności i dobra pracowników, to ich prawa mają największy wpływ na instalację i formę monitoringu. Kamery nie mogą zostać umieszczone w pomieszczeniach socjalnych, szatniach i łazienkach. Wyjątki są przewidywane tylko, jeśli obecność monitoringu jest w tych miejscach niezbędna i jednocześnie nie generuje ryzyka naruszenia godności osób fizycznych oraz wyodrębnienia na podstawie nagrania ich danych osobowych.

Kamery mogą zostać założone w pomieszczeniach socjalnych jedynie po otrzymaniu zgody zakładowej organizacji związkowej lub wyznaczonych przedstawicieli wszystkich pracowników. W tym wypadku przedstawienie wyraźnego celu instalacji monitoringu wizyjnego jest szczególnie ważne i musi zostać poparte nie budzącymi wątpliwości powodami.

Monitoring nie może też służyć jako narzędzie do inwigilacji pracowników i ich zachowań, które nie mają wpływu na ich wyniki pracy. Użycie nagrań do sprawdzania efektywności czy czasu spędzonego na wykonywaniu zadań również jest niezgodne z prawem. Dodatkowo wymaganą cechą kamer instalowanych na terenie zakładu pracy jest brak rejestracji dźwięku. Nagrywane rozmowy między pracownikami i pracodawcami mogą przypadkowo ujawnić informacje na temat firmy, które po dostaniu się w niewłaściwe ręce będą stanowić zagrożenie dobra zakładu.

Według art. 15 ust. 1 RODO pracodawca jest zobowiązany udostępnić nagrania pracownikowi i upoważnionym organom kontrolującym, jeśli dana osoba tego zażąda. Jeśli na nagraniu nie widać innej osoby fizycznej, lub jej dane osobowe są niemożliwe do ustalenia, materiał można przekazać pracownikowi na jego żądanie, w formie elektronicznej.