Kto jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości?

Prowadzenie rachunkowości jest obowiązkiem każdego właściciela przedsiębiorstwa. Ewidencjonowanie ma na celu wykrycie oszustw podatkowych i nadużyć. Jest to również dobry sposób na dobrowolne analizowanie przepływów gotówki w obrębie firmy lub spółki. Zasady prowadzenia pełnej księgowości określa Ustawa o rachunkowości. Kto musi prowadzić księgę rachunkową? Gdzie może się to odbywać?

Czym są księgi rachunkowe?

Pełne księgi, czyli księgi rachunkowe są ewidencją wszystkich zdarzeń finansowych w porządku chronologicznym i systematycznym. Zapisane są tam wszystkie salda, obroty, aktywa i pasywa firm lub osób zobowiązanych prawnie do prowadzenia pełnej rachunkowości.

Działania w porządku chronologicznym zapisuje się w dzienniku. Powinny być one numerowane, aby można było je powiązać z dowodami księgowymi. Wszelkie operacje gospodarcze zapisywane są w księdze głównej. Ściśle powiązana z nią jest księga pomocnicza, która uszczegóławia i uzupełnia zapisy. W skład księgi rachunkowej wchodzi też zestawienie obrotów i sald oraz wykaz składników aktywów i pasywów.  

Kto musi prowadzić pełną księgowość?

Do prowadzenia księgi rachunkowej zobowiązane są spółki:

• Handlowe,
• cywilne i finansowe,
• jawne osób fizycznych,
• partnerskie.

Podmioty te mają obowiązek prowadzenia księgowości pełnej, jeśli przekraczają limit 2 mln euro w przeliczeniu na złotówki. Określa to Ustawa o rachunkowości, która reguluje również zasady prowadzenia ksiąg oraz wymogi dotyczące dowodów księgowych. Natomiast obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, bez względu na limit mają m.in.:

• Gminy, powiaty i województwa,
• jednostki organizacyjna nieposiadające osobowości prawnej,
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,
• jednostki, które otrzymują dotację z budżetu państwa lub samorządu terytorialnego.

Kiedy otwiera i zamyka się księgę rachunkową?

W momencie założenia działalności, podmiot zobowiązany jest do rozpoczęcia prowadzenia księgowości pełnej. W takim przypadku ma się 15 dni na otwarcie księgi. Inną sytuacją, w której konieczne jest otwarcie księgi rachunkowej, jest zmiana formy prawnej działalności.

W rachunkowości istnieje termin roku obrotowego lub roku podatkowego. Jest on określany przez statut lub umowę. Nie jest to rok równoznaczny z rokiem kalendarzowym. Księgę pełną zamyka się w dniu kończącym rok obrotowy, a następnie otwiera się nową na początek następnego okresu rozliczeniowego.

Termin zamknięcia księgowości pełnej to 3 miesiące od zdarzeń takich jak rozpoczęcie postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego. Ostateczne zamknięcie księgi powinno nastąpić 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.  

Gdzie i jak prowadzić księgę rachunkową?

Księgowość pełna musi być prowadzona w siedzibie jednostki, ale można zlecić ją również do prowadzenia biurom rachunkowym. W takim wypadku należy powiadomić o tym urząd skarbowy, a także zapewnić mu dostęp do księgi rachunkowej, w razie kontroli.

„Podstawową zasadą prowadzenia księgi rachunkowej jest prowadzenie jej w języku polskim oraz w polskiej walucie”. – tłumaczy specjalista z Biura Rachunkowego Entraco.

Bardzo ważne jest to, aby księga była prowadzona rzetelnie i systematycznie. Musi być również prowadzona na bieżąco i w taki sposób, aby można było ją skontrolować. Księgi pełne muszą być przechowywane 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego księga dotyczy. Przy prowadzeniu księgi rachunkowej nie ma miejsca na pomyłki, dlatego warto oddać ją w ręce specjalistów.