Kserokopiarka jako obowiązkowy element wyposażenia biura

Ten, kto kiedykolwiek pracował w biurze albo miał do czynienia z dokumentami doskonale wie, że bez urządzenia zwanego kserokopiarką praca jest wręcz niemożliwa do wykonania. Kserokopiarka, jak sama nazwa wskazuje, pozwala na to, aby w krótkim czasie przygotować ksero dużej ilości dokumentów oraz wydrukować dokumentację. W artykule wyjaśniamy, dlaczego jest tak ważnym elementem wyposażenia.

Wymogi prawne

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że obowiązujące przepisy prawa nie mają nic do czynienia z wyposażeniem biura. Wbrew pozorom bardzo dużo, gdyż żaden dokument w polskich warunkach nie ma mocy prawnej jeżeli nie jest poświadczony własnoręcznym podpisem. Z uwagi na fakt, że mimo znacznego postępu cyfryzacyjnego możliwości korzystania z tzw. podpisu elektronicznego są nadal mocno ograniczone, a wydruk dokumentów, na których ma zostać złożony podpis, jest koniecznością. Właśnie w tym celu doskonale sprawdzi się kserokopiarka. Oczywiście urządzanie te wymagają stosownego serwisowania, aby mogły spełniać swoją funkcję.

Skontaktowaliśmy się zatem z przedstawicielem firmy Adlers Serwis, aby dowiedzieć się, jak należycie zadbać o taki sprzęt biurowy? Dowiedzieliśmy się, że najważniejszą rzeczą jest przyglądanie się komunikatom urządzenia, które przechowywane są w dzienniku zdarzeń oraz dbanie o dobrej jakości toner. Oczywiście ważne jest, aby urządzenie było regularnie czyszczone i w tym celu należy korzystać wyłącznie z rekomendowanych przez producenta środków czyszczących. Ponadto współpraca z autoryzowanym serwisem oraz regularne przeglądy pozwalają znacznie wydłużyć okres eksploatacji urządzenia, które nie jest tanie w zakupie, a jego brak w biurze może być nie tyle uciążliwy co bardzo kosztowny.

Na co zwracać uwagę przy wyborze kserokopiarki?

Najważniejszą rzeczą, która powinna być istotna przy wyborze tego rodzaju urządzenia, jest jej przeznaczenie. Jeżeli kserokopiarka ma służyć wyłącznie do drukowania dokumentacji lub skanowania czy kopiowania papierów, to nie ma sensu inwestować w sprzęt drukujący w kolorach. Wybór kserokopiarki czarno-białej będzie zdecydowanie bardziej opłacalny i w dłuższym czasie koszty eksploatacyjne będą znacznie niższe niż w przypadku kolorowych odpowiedników. Oczywiście firma nie zawsze musi decydować się na zakup urządzenia – różne sytuacje sprawiają, że czasami warto zastanowić się nad wynajmem kserokopiarki. W przypadku wyboru takiego rodzaju rozwiązania nie musimy martwić się kwestiami serwisowymi, ponieważ oferent zadba o to za nas. Ponadto koszty z tego tytułu mogą zostać w całości rozliczone, jako koszt uzyskania przychodu co może być bardziej opłacalne z rachunkowego punktu widzenia.