Jakie standardy niszczenia dokumentów wyróżniamy?

Codziennością każdego przedsiębiorstwa jest przetwarzanie dokumentacji. Jej ilość jest uzależniona od wielkości firmy i specyfiki branży. Bez względu na skalę wytwarzanych materiałów bardzo ważne jest zadbanie o prawidłowe niszczenie materiałów niepoprawnie przygotowanych lub nieużytecznych. Niewłaściwe ich zutylizowanie może skutkować wyciekiem danych, a to z kolei – z ogromnymi stratami materialnymi, jak i utratą zaufania przez klientów. Jak właściwie niszczyć dokumenty?

Nieprawidłowe niszczenie dokumentów – konsekwencje

Prawidłowe niszczenie dokumentów jest ważne z kilku powodów. Jednym z ważniejszych jest przestrzeganie postanowień RODO w zakresie przetwarzania treści zawierających dane osobowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą być one przechowywane tylko przez okres niezbędny do ich przetwarzania. W momencie, gdy stają się nieużyteczne, powinny ulec zniszczeniu.

Niestosowanie się do przytoczonych przepisów grozi nałożeniem sankcji na przedsiębiorstwo. Jej wysokość może wynieść do 10 mln euro, lub 2% rocznych dochodów przedsiębiorstwa, a w przypadku stwierdzenia rażących lub cyklicznych nadużyć nawet 20 milionów euro, lub 4% rocznego dochodu firmy. Co ważne – poszkodowany może domagać się zadośćuczynienia od administratora danych.

Jak prawidłowo niszczyć dokumentację?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, dokumentacja powinna być niszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści po zniszczeniu. Obowiązek ten jest zrozumiały, aczkolwiek nie wskazuje jednoznacznie, jak materiały biurowe powinny być utylizowane.

Z uwagi na brak dokładnych wytycznych w zakresie brakowania wytworzonych materiałów zostało przyjęte, że będą one utylizowane zgodnie z normą DIN 66399, która określa, w jaki sposób oraz w jakim stopniu powinny być zniszczone zarówno ich wersje papierowe, jak i te zapisane na innych nośnikach.

Jaką metodę utylizacji stosować?

Wskazana wyżej norma dopuszcza jako właściwe niszczenie dokumentów w sposób mechaniczny. Chcąc zutylizować je zgodnie z jej zapisami, można zdecydować się na zakup niszczarki biurowej, bądź też skorzystać z usług profesjonalnej firmy specjalizującej się w brakowaniu materiałów.

Ekspert z firmy Profixer wyjaśnia, że niszczarki biurowe to rozwiązanie, które sprawdzi się w małych i średnich przedsiębiorstwach. Pozwolą one skutecznie i możliwie na bieżąco brakować dokumentację, której ilość nie jest zbyt duża.

Firmy, które decydują się na zakup tego typu urządzenia, powinny zwrócić szczególnie uwagę na jego możliwości, specyfikację techniczną, ale też szybkość niszczenia. W biurach muszą znaleźć się profesjonalne niszczarki, które pozwolą sprawnie zutylizować zbędne materiały.

Jeśli jednak jednostka wytwarza dużą ilość dokumentów bądź też przeprowadza ich brakowanie w dużych odstępach czasowych, lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z firmy outsourcingowej działającej w branży mobilnego niszczenia dokumentacji. Z usług tych przedsiębiorcy korzystają nie tylko podczas oczyszczania archiwum i utylizacji starego sprzętu komputerowego, ale też podczas regularnego, corocznego usuwania zbędnej dokumentacji. Rozwiązanie to cieszy się dużą popularnością, gdyż pozwala w szybki, bezpieczny i zgodny z prawem sposób zniszczyć dokumenty.