Jak rozliczać zagraniczne podróże służbowe pracowników?

W celu zwieszenia zasięgu swojej działalności wiele firm decyduje się na współpracę z zagranicznymi kontrahentami, co bardzo często wiąże się z koniecznością bywania w wybranych krajach. Wyjazdy służbowe mogą więc odbywać się zarówno w Polsce, jak i za granicą. W dzisiejszym tekście wyjaśnimy, jak rozliczać te podróże, które zostały zorganizowane w innym kraju niż ten, w którym wyjeżdżający pracownik pełni swoje codzienne obowiązki zawodowe.

Co dokładnie finansuje pracodawca podczas podróży służbowej swojego pracownika?

Rozliczanie podróży pracownika, szczególnie tej, która odbywała się poza granicami Polski, nie zawsze jest łatwe. Doskonale o tym wiedzą przedstawiciele firm szkoleniowych specjalizujących się w tematyce kadr i płac, takich jak przedsiębiorstwo HR Kadry i Płace z Gliwic. Podstawą do prawidłowego rozliczania takich wyjazdów jest wiedza na temat tego, co dokładnie może zostać sfinansowane przez pracodawcę podczas podróży służbowej zatrudnianego przez niego pracownika.

Podczas podróży służbowych pracodawca musi pokrywać m.in. koszty noclegu pracownika (rozporządzenie przewiduje kilka gwarantowanych świadczeń – nocleg jest jednym z nich). Pracownikowi powinna zostać przekazana zaliczka w odpowiedniej wysokości. Pracodawcy finansują też posiłki, które zostały kupione przez pracownika w trakcie odbywania podróży służbowej. Do podstawowych wydatków podczas delegacji zalicza się też płacenie za środki transportu. Także takie koszta są pokrywane przez pracodawcę.

W jaki sposób rozliczać zagraniczną podróż służbową?

Niestety wiele osób zajmujących się sprawami rachunkowymi w danej firmie nie do końca wie, jak tak właściwie powinno się rozliczać podróże służbowe – z czym wielokrotnie spotykają się przedstawiciele firmy HR Kadry i Płace z Gliwic. Jedną z kwestii, o której należy pamiętać, jest to, że jeśli wyjazd trwa mniej niż 8 godzin, pracownikowi przysługuje ⅓ diety, jeśli od 8 do 12 godzin – ½ diety. Pełna dieta z kolei dotyczy podróży trwających więcej niż 12 godzin.

Warto też wspomnieć o tym, w jaki sposób naliczany jest czas trwania delegacji. Jeśli pracownik podróżuje środkiem komunikacji lądowej, jego podróż rozpoczyna się wtedy, przekroczy granicę polską. Jeśli wykorzystuje środek komunikacji lotniczej, delegacja rozpoczyna się w momencie startu samolotu. Jeśli jednak pracownik korzysta ze środka komunikacji morskiej, podróż rozpoczyna się wtedy, kiedy statek wypłynie z portu polskiego.