Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?

Dane znajdujące się na dokumentach to często dane wrażliwe. O ile osoby prywatne nie generują zbyt wielu takich dokumentów, tak firmy czy instytucje państwowe posiadają ich całe mnóstwo. Po okresie obowiązkowego ich przechowywania takie dokumenty należy zniszczyć. Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty? Kiedy można zniszczyć dokumenty samodzielnie, a kiedy lepiej zdecydować się na skorzystanie z usług profesjonalnych firm?

Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów

W Polsce można skorzystać z usług firm zajmujących się niszczeniem dokumentów. Ich popularność wzrosła szczególnie od momentu wejścia w życie RODO. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, w trakcie utylizacji dokumentów księgowych i akt należy całkowicie uniemożliwić poznanie danych znajdujących się na dokumentach, sprawozdaniach i umowach. W związku z tak rygorystycznymi przepisami, pracownicy zajmujący się utylizacją dokumentów, nie powinni nawet rozszywać zszytych ze sobą plików.

Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów przeprowadzają cały proces w ten sposób, aby nikt nie był w stanie odczytać znajdujących się na nich danych. Dzięki specjalistycznym niszczarkom, które bardzo drobno tną dokumenty, a przy tym nie wymagają usuwania zszywek, możliwość pozyskania z nich jakichkolwiek informacji jest bardzo ograniczona. Co więcej, cały proces – od odbioru dokumentów, poprzez transport i magazynowanie, aż po samo zniszczenie, jest monitorowany 24 godziny na dobę. Wyspecjalizowane w niszczeniu dokumentów firmy pozwalają klientom na obecność podczas utylizacji czy oferują nagrania z jej przebiegu.

Wybierając firmę do zniszczenia dokumentów, warto zwrócić uwagę na to, czy wydaje ona potwierdzenia i certyfikaty. Potwierdzenie wydawane jest w momencie odbioru dokumentacji do zniszczenia i stanowi oświadczenie jej przyjęcia. Certyfikat natomiast wydawany jest już po utylizacji dokumentów i poświadcza ich bezpieczne zniszczenie.

Bezpiecznym niszczeniem dokumentów zajmuje się między innymi firma Forest. Cały proces utylizacji przeprowadzany jest zgodnie z RODO oraz standardami bezpieczeństwa określonymi w normie DIN 66399. Wszystkie procedury potwierdzane są stosownymi potwierdzeniami i certyfikatami, a klienci mają możliwość towarzyszenia podczas niszczenia dokumentów lub poproszenia o nagranie z tej czynności.

Niszczenie dokumentów w domu

Jeśli do zniszczenia mamy zaledwie kilka kartek dokumentacji, możemy zutylizować je w domu. Do tego celu wystarczy najprostszy model niszczarki, którą nakłada się na kosz. Przy odrobinie cierpliwości kilka kartek dokumentów można również pociąć nożyczkami na bardzo drobne paski lub porwać. Jest to jednak metoda, która absolutnie nie sprawdzi się w firmach czy instytucjach.