biuro

Dlaczego powinieneś przeprowadzić audyt kadrowo-płacowy?

Audyt kadrowo-płacowy jest wnikliwą kontrolą wszystkich lub wybranych czynności i dokumentacji z zakresu kadr i płac. Samodzielne zlecenie przeprowadzenia go niezależnej firmie to bardzo ważny krok w stronę bezpieczeństwa i poprawności firmowych praktyk. Wyjaśniamy, dlaczego warto się na niego zdecydować.

Co obejmuje audyt kadrowo-płacowy?

Na początku warto zaznaczyć, że dobrze zrealizowany audyt kadrowo-płacowy to ten, którego wykonaniem zajmuje się niezależna firma zewnętrzna (np. Contract Administration –  https://www.ca-staff.eu/). Dlaczego? Ze względu na w pełni obiektywne i świeże spojrzenie na czynności danego przedsiębiorstwa. Kontrola wewnętrzna pełniona przez zatrudnionego w niej pracownika wiąże się z ryzykiem niższej, choć niezamierzonej skrupulatności związanej chociażby ze znajomością danych procesów na pamięć.

Audyt kadrowo-płacowy przeprowadzony przez firmę zewnętrzną może odbywać się regularnie lub być procesem jednorazowym. Obejmuje on przede wszystkim:

  • weryfikację poprawności prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz naliczania wynagrodzeń, np.:
    • o aktualności badań lekarskich oraz szkoleń BHP,
    • o ewidencji czasu pracy,
    • o dokumentacji związanej z obsługą Pracowniczych Planów Kapitałowych (https://www.ca-staff.eu/uslugi/obsluga-ppk),
    • o terminowości oraz prawidłowości zgłaszania pracowników do ZUS;
  • wskazanie obszarów, w których wystąpiła niezgodność z przepisami prawa lub tych, które budzą ryzyko jej wystąpienia;
  • opracowanie planu naprawczego.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt kadrowo-płacowy w firmie?

Audyt kadrowo-płacowy to najprostszy sposób na eliminację ewentualnych zagrożeń związanych z niedotrzymywaniem przepisów prawa. Wystarczy najmniejsze opóźnienie związane z anonimizacją danych osób już niezatrudnionych czy podpisaniem umowy o PPK, by na przedsiębiorstwo mogły zostać nałożone wysokie sankcje finansowe (np. przez PIP czy UODO).

Co więcej, regularny audyt jest też gwarantem bezpieczeństwa dla samych pracowników. Jego okresowe wykonywanie buduje wizerunek przedsiębiorstwa jako firmy odpowiedzialnej, dbającej o interes osób zatrudnionych (np. terminowego przekazywania im należnych świadczeń z Funduszu Socjalnego czy chorobowych). Więcej szczegółowych informacji na temat zakresu i możliwości przeprowadzenia audytu można znaleźć na stronie https://www.ca-staff.eu/uslugi/audyt-kadrowo-placowy.

Nie warto czekać na wykrycie choćby najmniejszych nieprawidłowości przez urzędowy inspektorat. Lepiej zlecić analizę profesjonalnej firmie zewnętrznej, która precyzyjnie określi jej aktualną kondycję i pozwoli natychmiastowo zareagować na ewentualne nieścisłości.