Czym jest KPI efektywności i jakie ma znaczenie dla firmy?

Parafrazując słowa Petera Druckera, eksperta od zarządzania: jeśli można coś zmierzyć, można również tym zarządzać. Dlatego właśnie KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, mają tak duże znaczenie dla firm. Prawidłowe mogą wskazać wyniki oraz zwiększyć efektywność. Z drugiej strony, jeśli są źle dobrane, mogą zaciemniać rzeczywisty obraz, a tym samym prowadzić do błędnych wniosków.

Czym jest wskaźnik KPI efektywności, jakie ma znaczenie dla firmy oraz w jaki sposób badać efektywność procesów? Przyjrzyjmy się tym zagadnieniom nieco bliżej.

Czym są kluczowe wskaźniki efektywności?

Na początku wyjaśnijmy podstawowe pojęcie: KPI. To skrót od  Key Performance Indicators, które tłumaczy się jako kluczowe wskaźniki efektywności. Są to zarówno finansowe, jak i niefinansowe wskaźniki, które stosowane są jako mierniki procesów podczas pomiarów stopnia realizacji celów, do których realizacji dąży dane przedsiębiorstwo.

Wskaźniki KPI są niezwykle przydatne do oceny wdrożonych rozwiązań. Sprawdzają się również wówczas, kiedy firma nie jest w stanie osiągnąć wyznaczonych celów. Ponieważ są to dane miarodajne, pod postacią faktów i liczb, możliwe jest określenie, które z obszarów firmy przynoszą korzyści, a w których konieczne jest przeprowadzenie działań optymalizacyjnych.

Wskaźnikiem efektywności może być na przykład średni czas realizacji zamówień klientów, zużycie mediów, wyniki audytów, rotacja pracowników, liczba nadgodzin, zysk netto i wiele, wiele innych. W praktyce istnieją setki wskaźników, które mogą być wykorzystywane jako KPI – to tylko kilka przykładowych.

Badanie efektywności procesów

Dlaczego mierzy się efektywność procesów? Ponieważ dzięki temu możliwe jest określenie obszarów, w których kryją się największe koszty. Dokładna analiza procesów zachodzących w przedsiębiorstwie skupia się na kosztach pracy, które wynikają z czasu niezbędnego do realizacji zadań. Jednocześnie wskazuje się najważniejsze niedociągnięcia i błędy, które mają wpływ na jakość pracy. Na podstawie tych danych można wyznaczyć wskaźniki efektywności, a w dalszej perspektywie wprowadzić działania usprawniające, które nie będą wpływały na ograniczenie zysków lub rozwoju firmy. Tym samym skupia się na działaniach, które przynoszą wymierne zyski, eliminując te, w przypadku których nie występują korzyści lub ich poziom jest bardzo niski.

Firma Nova Praxis oferuje usługę badania efektywności procesów za pomocą autorskiej metodyki oraz systemów wypożyczanych w ramach projektu. Dzięki temu badanie jest przeprowadzane szybko i nie angażuje nadmiernie pracowników. Ostatecznie firma otrzymuje kompleksowo opracowane wyniki, na podstawie których może podjąć działania zmierzające do poprawy efektywności pracy.

Znaczenie KPI efektywności dla firmy

Czas może być nawet w 20% wykorzystywany nieefektywnie. Dlatego wyznaczenie wskaźników KPI niesie wymierne korzyści dla całej organizacji. Miarodajne dane uzyskiwane dzięki badaniu efektywności procesów wskazują na miejsca, w których konieczne jest wprowadzenie zmian. Pojawia się kultura oszczędzania czasu pracy, a tym samym wzmacnia się wśród pracowników poczucie odpowiedzialności za koszty pracy. Widoczne są również obszary, w których tkwi największy potencjał.

KPI efektywności podnosi wartość podejmowanych decyzji oraz wskazuje odpowiedzialność spoczywającą na poszczególnych pracownikach. Jednocześnie warto podkreślić, że nie jest w nich wymierzona – za nieefektywność odpowiada głównie zły proces, a nie ludzie. Co więcej, KPI można łatwo połączyć z systemem motywacyjnym.

Codzienną pracę dostosowuje się do wyznaczonych przez firmę celów, koncertując się na najistotniejszych aspektach biznesu. Monitorowanie realizacji celów jest wówczas łatwiejsze, a także umożliwia szybkie wychwycenie spadków, co minimalizuje możliwość pojawienia się poważniejszych konsekwencji. To również sprawniejsze działanie zespołu – a tym samym lepsze funkcjonowanie całej firmy. Na wprowadzeniu KPI efektywności zyskują więc wszyscy.