Co warto wiedzieć o sprawozdaniach finansowych w postaci elektronicznej?

Obowiązek składania sprawozdań finansowych spoczywa na jednostkach podlegających wpisowi do KRS oraz osobach fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. W myśl najnowszych przepisów z 2018 roku podmioty te zobowiązane są do składania pism w formie elektronicznej. Kiedy należy sporządzić takie sprawozdanie? Przed jakimi organami je złożyć? Sprawdź, na kim spoczywa obowiązek składania sprawozdań w formie elektronicznej.

Jak wygląda składanie sprawozdań finansowych w formie elektronicznej?

Strukturę sprawozdania finansowego składanego w formie elektronicznej określają wytyczne Ministra Finansów. Do tego celu, jak i do wysyłki dokumentów służą specjalnie opracowane aplikacje. Podmioty gospodarcze wpisane do KRS powinny zrobić to przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, osoby prowadzące księgi rachunkowe zaś korzystają z aplikacji Krajowej Administracji Skarbowej dostępnej na portalu podatki gov.pl.

Wiele osób zastanawia się jak złożyć podpis pod dokumentem, który potwierdzi jego autentyczność. W tym celu należy założyć profil zaufany lub posłużyć się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak informują pracownicy Biura Rachunkowego ABAK, w formie elektronicznej przeznaczony jest także do składania sprawozdań z działalności i z płatności.

Stosowana obecnie informatyzacja obowiązków administracyjnych nakłada na wyżej wymienione osoby i podmioty składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Złożenie pisma w innej postaci zwykle zostaje uznane za nieskuteczne prawnie.

Do jakiej jednostki i w jak terminie należy złożyć sprawozdanie?

Miejsce składania sprawozdań finansowych zależy od rodzaju płatnika. Dokumenty te składane są zatem do KRS lub do Szefa KAS. Sprawozdań nie trzeba przedstawiać już urzędom skarbowym, ponieważ wyżej wymienione organy mają obowiązek przekazania ich. Jeśli chodzi o termin składania pisma, określają go zapisy:

• 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
• 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
• 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W pierwszym dokumencie można przeczytać, że kierownik jednostki jest zobowiązany przedstawić roczne sprawozdanie finansowe do 3 miesięcy od dnia bilansowego. Organ zatwierdzający musi je natomiast zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od tego samego dnia bilansowego. Następnie kierownik jednostki zobowiązany jest do złożenia w rejestrze sądowym sprawozdanie wraz z innymi dokumentami w terminie do 15 dni od otrzymania informacji o zatwierdzeniu pisma. Jeśli chodzi o osoby fizyczne, złożenie sprawozdania powinno nastąpić przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania podatkowego, czyli do 30 kwietnia.