5 cech dobrze przygotowanej konferencji prasowej

Konferencja prasowa jest istotnym elementem działań PR-owych firmy. Jeśli zależy Ci na wykorzystaniu jej potencjału, powinieneś dokładnie wyznaczyć cel jej zwołania i być pewnym, że to, co jest do przekazania otoczeniu, jest naprawdę istotne.  Obok kwestii finansowych i typowo organizacyjnych, ważne jest także stosowanie ogólnie przyjętych praktyk, takich jak możliwość wcześniejszego zapoznania się z programem konferencji przez uczestników. Poniżej podstawowe zasady dotyczące przygotowania konferencji prasowej. 1. Aktualność zdarzenia Obok celu i tematyki konferencji, ważne jest to, aby odnosiła się ona do bieżących wydarzeń firmy. Przedstawianie pewnych informacji z perspektywy czasu zostanie prawdopodobnie źle odebrane przez zaproszonych gości. 2. Planowanie wydatków Jeśli na tym etapie okaże się, że profesjonalnie przeprowadzona konferencja prasowa jest niemożliwa ze względu na ograniczenia finansowe, nie warto niczego robić na siłę. Najczęściej oszczędności w tej płaszczyźnie mogą skutkować nadszarpnięciem wizerunku firmy. Przedsiębiorstwa o ugruntowanej pozycji na rynku, a co za tym idzie mające większe możliwości finansowe,  sięgają po pomoc profesjonalnych agencji PR-owych. 3. Termin i miejsce Dobrze jest zastanowić się, czy planowany przez nas dzień na konferencję nie koliduje z innym ważnym branżowym wydarzeniem, który potencjalnie mógłby bardziej zwrócić uwagę mediów. Dodatkowo konieczne jest przemyślenie miejsca spotkania. Siedziba firmy, wynajęta sala konferencyjna, a może hotel? Bez względu na wybór formy spotkania, niezbędne jest zadbanie o komfortowe warunki pracy dla dziennikarzy.  Wybierając plener jako miejsce organizacji wydarzenia, dobrze jest zaopatrzyć się w specjalny  namiot konferencyjny, który nie tylko chroni przed niekorzystną pogodą, ale i świetnie spisuje się jako element marketingowy. Przede wszystkim dobrze jest wybrać miejsce, które jest zbieżne z tematem spotkania i do którego nikt nie będzie miał problemu dotrzeć. 4. Kontakt z mediami Podejdź sumiennie do kontaktu z dziennikarzami. Zaproszenia powinny być nienagannie wykonane i zawierać wszystkie ważne informacje. Jeśli dziennikarze nie odpowiedzieli na nasze zaproszenie, dobrze jest zadzwonić i upewnić się, czy aby na pewno do nich dotarło.

5. Opracowanie materiałów prasowych Jeszcze przed rozpoczęciem konferencji goście powinni mieć możliwość zapoznania się z jej programem. Dobrze jest im także zostawić dane kontaktowe do osób, które odpowiedzą na pytania i rozwieją ewentualne wątpliwości. Po konferencji wyślij podziękowania jej uczestnikom. Dobrze widziane jest także wysłanie komunikatu prasowego do instytucji branżowych, które nie dotarły na konferencję. Takie praktyki, połączone z przemyślaną organizacją, wpłyną pozytywnie na wizerunek firmy.