Wyposażenie idealnej sali konferencyjnej

Sala konferencyjna to miejsce, w którym wiele się dzieje i często są to wydarzenia ważne dla firmy: szkolenia, spotkania zarządu, prezentacje nowych produktów, spotkania z klientami i wiele innych. Dlatego wyposażenie sali konferencyjnej powinno sprzyjać płynnej współpracy i ułatwiać wymianę informacji. Co powinno znaleźć się w idealnej sali konferencyjnej?

Idealna sala konferencyjna – podstawy

Jak zostało wspomniane, sala konferencyjna jest miejscem ważnych spotkań, niejednokrotnie strategicznych dla firmy, a bardzo często istotnych dla jej wizerunku. Dlatego wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik. Na sukces spotkania w sali składają się dwie rzeczy: komfort wyposażenia i wyspecjalizowane wysokie technologie. Wygodne siedzenia, na których można przesiedzieć niekiedy wielogodzinne spotkania, to absolutna podstawa, podobnie jak stół, który umożliwia np. robienie notatek, spokojne wypicie kawy podczas przerwy, a przede wszystkim – widzenie siebie nawzajem przez wszystkich uczestników spotkania. Dobrze, aby każdy miał swobodny dostęp do gniazd elektrycznych, tak aby urządzenia wykorzystywane przez zebranych nie rozładowały się w trakcie konferencji. Ważne jest także dobre oświetlenie – łatwo kontrolowane, jak najlepiej imitujące światło dzienne.

Łączność i nowoczesne technologie audiowizualne

Nie ma nowoczesnej konferencji bez nowoczesnych technologii. Podczas spotkań normą jest łączność z osobami, które nie mogły się pojawić. Niekiedy przebieg spotkania jest streamowany, tak aby nawet nieobecni byli na bieżąco i mogli reagować. Do tego potrzebne są zaawansowane rozwiązania z zakresu audio, wideo oraz przesyłu danych. Kluczowy jest bardzo szybki dwukierunkowy i nielimitowany internet dla firm. Dzięki niemu możliwe jest natychmiastowe, bezpieczne i stabilne korzystanie ze wszystkich zasobów sieci przez każdego z uczestników konferencji. Kolejnym nowoczesnym udogodnieniem jest usługa VoIP, nazywana też telefonią internetową albo telekomunikacją satelitarną. Mówiąc w dużym uproszczeniu, umożliwia ona przesyłanie głosu, czyli w praktyce połączenie telefoniczne z dowolnym miejscem na Ziemi. Dzięki wykorzystaniu internetowych łącz satelitarnych koszty obniżają się znacząco, a jakość połączenia pozostaje wysoka. Rozwiązanie to jest szczególnie korzystne przy rozmowach międzynarodowych. Nowoczesna konferencja to także transmisja danych, dzięki której możliwa jest pełna łączność w obrębie firmy, w tym także: wideokonferencje, strumieniowanie, przesyłanie plików czy zarządzanie bazami danych na całym świecie. Jest to możliwe przy zastosowaniu sieci VPN.