Wynajem samochodu a kilometrówka – zasady rozliczeń

Każdy przedsiębiorca wynajmujący auto do celów służbowych ma obowiązek uwzględnić ten fakt w rozliczeniu PIT. Najemca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz do rozliczania tzw. kilometrówki. Kilometrówka to nic innego, jak stawka za jeden przejechany kilometr. Przed podpisaniem umowy najmu samochodu warto zapoznać się z podstawami prawnymi i zasadami rozliczeń podatkowych z tego tytułu.

Kilometrówka – podstawy rozliczeń

Kilometrówka jest rozliczana przez podatnika wraz z końcem każdego miesiąca. Należy sporządzić wtedy ewidencję pojazdu celem ustalenia faktycznego przebiegu samochodu w ramach rozliczenia podatkowego. Koszty używania wynajętego auta można zaliczyć do wydatków związanych z prowadzeniem działalności. Przepisy ustalają maksymalną kwotę, jaka może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Oblicza się ją na podstawie przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Obowiązkowi rozliczania ewidencji pojazdów nie będących własnością korzystającego z nich przedsiębiorcy nie podlegają:

• auta wzięte w leasing – ich używanie zwiększa koszty podatkowe do ich pełnej wysokości,
• cudze samochody ciężarowe – wykorzystywane na zasadach umowy najmu, dzierżawy albo użyczenia,
• auta będącego własnością pracownika – rozliczanego za pomocą ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.

Z przeprowadzonej ewidencji auta musi wynikać jaka była trasa przejazdów, cel podróży oraz liczba faktycznie przebytych kilometrów. Stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu są ustalane na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r, a ich wysokość zależy od pojemności skokowej silnika pojazdu. Po gorącej dyskusji, jaka trwała niegdyś na temat możliwości uwzględnienia czynszu za wynajem w rozliczeniu podatkowym, Minister Finansów wydał ogólną interpretację przepisów, która zezwala na zaliczenie czynszu w poczet rozliczenia PIT.

Koszty eksploatacyjne korzystania z wynajętego auta

Obliczanie kilometrówki w celu wypełnienia PIT-u wiąże się również z ustaleniem kosztów eksploatacyjnych wypożyczonego samochodu. Niektóre wypożyczalnie, takie jak na przykład Metropolis Rent z Łodzi dbają we własnym zakresie o naprawy, ogumienie, serwisowanie techniczne auta oraz pokrycie kosztów ubezpieczenia. Koszty, z jakimi musi się liczyć najemca to opłaty za:

• paliwo,
• części,
• myjnię,
• ubezpieczenie.

Im bardziej wypożyczalnia samochodów dba o swoją flotę, tym mniejszych kosztów serwisowania auta możemy się spodziewać. Z tego też powodu warto przyjrzeć się w jakim stanie są różne pojazdy z wypożyczalni, aby móc ocenić podejście pracowników do pielęgnacji auta. Rozliczenie w postaci kilometrówki to bardzo wygodna opcja dla przedsiębiorców, którzy wynajmują auta na potrzeby służbowe. Pozwala ona na rozliczenie się z fiskusem w postaci tzw. „kilometrówki”. Zanim jednak przystąpimy do wypełniania PIT-u, dobrze jest zapoznać się z prawnymi podstawami rozliczeń, z których dowiemy się jakie koszta możemy odliczyć od podatku i jak wygenerować dodatkowe oszczędności dla naszej firmy.