W jaki sposób wybrać najlepsze miejsce do organizacji konferencji

Konferencje, czy to naukowe, czy to branżowe, zawsze są wydarzeniem o dużej wadze. Stanowią okazję nie tylko do tego, aby przekazać wiedzę, nawiązać nowe relacje, ale też do tego, aby organizator mógł podkreślić swoją rangę. Konferencja to spotkanie prestiżowe, dlatego wymaga odpowiedniej oprawy, sprawnej organizacji, dobrej lokalizacji i wyposażenia ułatwiającego prowadzenie wydarzenia.

Jak przygotować się do konferencji?

Na organizatorze konferencji spoczywa odpowiedzialność za to, aby wydarzenie przebiegło planowo, każdy czuł się komfortowo, a przede wszystkim wyniósł zeń wiele nowych doświadczeń i wiedzy. To, jak osoby biorące udział w konferencji będą ją wspominać, zależy od warunków, udogodnień i infrastruktury.

W organizacji konferencji najważniejsze jest określenie tego, ile osób weźmie w niej udział – mówi specjalistka z Pałacu w Konarach pod Kielcami. – Jeżeli już wiemy, ile osób się pojawi, wystarczy poszukać lokalu, który pomieści takie grono i który ma doświadczenie w organizacji konferencji. Wówczas większość ciężaru spada z barków organizatora, który ma się zatroszczyć jedynie o stronę merytoryczną i ciekawe poprowadzenie spotkania.

Jak wybrać dobre miejsce na konferencję?

Najważniejszym i podstawowym warunkiem udanej konferencji jest to, żeby każdy miał swoje miejsce i dostatecznie dużo przestrzeni oraz czuł się swobodnie. O ile spełnienie tego warunku w przypadku niewielkich spotkań jest łatwe, o tyle sprawa bardzo się komplikuje, gdy organizujemy spotkanie na kilkadziesiąt, a niekiedy kilkaset osób. Nie każdy lokal oferuje sale przystosowane do takiej liczby uczestników. Naturalnie, miejsce to nie wszystko. Liczą się udogodnienia. Na co zwrócić szczególną uwagę? W co powinna być wyposażona sala konferencyjna? Wspomniany już Pałac w Konarach jest miejscem doskonale przystosowanym. Można tam znaleźć:

• klimatyzację, dzięki której nawet po wielu godzinach powietrze będzie rześkie i świeże,
• profesjonalne nagłośnienie i mikrofony bezprzewodowe, dzięki którym mówca będzie poruszał się swobodnie, a jednocześnie jego głos dotrze do najdalszej części sali,
• projektory multimedialne i ekran, aby przekaz słowny wzmocnić obrazem, który lepiej zapada w pamięć widzów,
• flipchart do swobodnego notowania, tworzenia map myśli itd.,
• Internet bezprzewodowy Wi-Fi – przydatny, gdy wykorzystujemy materiały z sieci albo potrzebujemy łączności z osobami nieobecnymi na sali,
• elektryczny system zaciemniania sali, aby obraz z rzutnika był jeszcze lepiej widoczny,
• profesjonalną obsługę i szybkość działania, aby żadna niespodziewana sytuacja nie stała się dużym problemem.

To tylko kilka z udogodnień oferowanych organizatorom konferencji. Warto pamiętać, że warunki, jakich oczekujemy, mogą być przedmiotem negocjacji – obu stronom zależy na tym, aby wydarzenie się udało!