W jaki sposób wybrać najlepsze miejsce do organizacji konferencji

Jak przygotować się do konferencji?
Na organizatorze konferencji spoczywa odpowiedzialność za to, aby wydarzenie przebiegło planowo, każdy czuł się komfortowo, a przede wszystkim wyniósł zeń wiele nowych doświadczeń i wiedzy. To, jak osoby biorące udział w konferencji będą ją wspominać, zależy od warunków, udogodnień i infrastruktury.W organizacji konferencji najważniejsze jest określenie tego, ile osób weźmie w niej udział – mówi specjalistka z Pałacu w Konarach pod Kielcami. – Jeżeli już wiemy, ile osób się pojawi, wystarczy poszukać lokalu, który pomieści takie grono i który ma doświadczenie w organizacji konferencji. Wówczas większość ciężaru spada z barków organizatora, który ma się zatroszczyć jedynie o stronę merytoryczną i ciekawe poprowadzenie spotkania.
Jak wybrać dobre miejsce na konferencję?
Najważniejszym i podstawowym warunkiem udanej konferencji jest to, żeby każdy miał swoje miejsce i dostatecznie dużo przestrzeni oraz czuł się swobodnie. O ile spełnienie tego warunku w przypadku niewielkich spotkań jest łatwe, o tyle sprawa bardzo się komplikuje, gdy organizujemy spotkanie na kilkadziesiąt, a niekiedy kilkaset osób. Nie każdy lokal oferuje sale przystosowane do takiej liczby uczestników. Naturalnie, miejsce to nie wszystko. Liczą się udogodnienia. Na co zwrócić szczególną uwagę? W co powinna być wyposażona sala konferencyjna? Wspomniany już Pałac w Konarach jest miejscem doskonale przystosowanym. Można tam znaleźć:- klimatyzację, dzięki której nawet po wielu godzinach powietrze będzie rześkie i świeże,
- profesjonalne nagłośnienie i mikrofony bezprzewodowe, dzięki którym mówca będzie poruszał się swobodnie, a jednocześnie jego głos dotrze do najdalszej części sali,
- projektory multimedialne i ekran, aby przekaz słowny wzmocnić obrazem, który lepiej zapada w pamięć widzów,
- flipchart do swobodnego notowania, tworzenia map myśli itd.,
- Internet bezprzewodowy Wi-Fi – przydatny, gdy wykorzystujemy materiały z sieci albo potrzebujemy łączności z osobami nieobecnymi na sali,
- elektryczny system zaciemniania sali, aby obraz z rzutnika był jeszcze lepiej widoczny,
- profesjonalną obsługę i szybkość działania, aby żadna niespodziewana sytuacja nie stała się dużym problemem.
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana
Polecane firmy
-
Elektromechanika I Instalatorstwo Robert Nasuta
Elektromechanika - usługi woj. opolskie49-100 Niemodlin, Lompy 1
-
Rego Usługi dźwigowe
Dźwigi, dźwigowe urządzenia - usługi, wypożyczanie woj. kujawsko-pomorskie85-027 Bydgoszcz, Jagiellońska 113 lok. 50
-
NIWA Geodeta inż. Barbara Kloske
Geodezja, kartografia - usługi woj. pomorskie84-218 Rozłazino, Brzozowa 5