Na czym polega mapowanie procesów "AS IS"?

Procesy, czyli uporządkowane czynności prowadzące np. do produkcji lub sprzedaży, zachodzą w każdej firmie, bez względu na to, czy są dostrzegane i analizowane, czy zupełnie pomijane. Świadomość zachodzących procesów jest jednak ważna, ponieważ może pozwolić na wyeliminowanie tych nieefektywnych oraz nadmiarowych. A jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających identyfikację procesów jest mapowanie „AS IS”. Na czym polega?

Czym jest mapa procesów „AS IS” i co zawiera?

Mapa procesów „AS IS” to obraz rzeczywistego przebiegu procesów w firmie, swoisty „rentgen” organizacji. Graficzna forma schematu blokowego pozwala na przedstawienie poszczególnych procesów biznesowych od ogółu do szczegółu. „AS IS” opisuje procesy takimi, jakie są, obejmuje również działania nieefektywne i nadmiarowe. Dzięki temu możliwe jest zaplanowanie oraz wdrożenie modelu „TO BE”, a więc wprowadzenie zmian i stworzenie procesów takimi, jakimi powinny być.

W przypadku mapowania procesów „AS IS” każdy proces zyskuje nazwę, opis, dane wyjściowe oraz wejściowe, a także określane są czynności realizowane w jego ramach, uczestnicy, wykorzystywane systemy, powiązania z innymi systemami oraz właściciele poszczególnych procesów. Mapa obejmuje zarówno procesy najważniejsze dla działania przedsiębiorstwa, jak i istotniejsze dla firmy podprocesy.

Mapowanie procesów AS IS krok po kroku

A jak przebiega realizacja typowej usługi mapowania procesów oferowanej przez firmę Nova Praxis? W pierwszej kolejności dokonuje się identyfikacji i analizy wszystkich procesów realizowanych w organizacji. Dane uzyskuje się u źródeł, czyli u pracowników liniowych, a następnie uzupełnia o informacje uzyskane od kierowników. Choć jest to metoda czasochłonna, pozwala na uzyskanie najlepszego oglądu sytuacji. Opcjonalnie, jednocześnie z analizą procesów, dokonuje się diagnozy wybranych obszarów firmy.

Ostatnim etapem jest stworzenie dokumentacji procesów, w którym znajdują się diagramy przebiegu procesów wraz z częścią opisową, kluczowe wskaźniki efektywności oraz role poszczególnych pracowników w procesach. Dokumentację uzupełnia raport problemów, w którym wskazane są obszary procesów nieciągłych lub rozbieżnych w praktyce z deklarowanym przebiegiem. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie świadomości, jak naprawdę funkcjonuje firma, a także podjęcie działań naprawczych. Optymalizacja procesowa może pomóc w świadomym uzyskiwaniu korzyści oraz budowaniu przewagi konkurencyjnej, dlatego na usługę powinna zdecydować się każda firma, która chce zyskać wiedzę na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa.