Na czym polega księgowość on-line?

Wraz z rozwojem cyfryzacji różnego rodzaju dokumenty zaczęły funkcjonować w wersji elektronicznej. To z kolei doprowadziło do tego, że coraz więcej usług można wykonać za pomocą komputera. Wybrane biura rachunkowe dostosowują się do nowoczesnych standardów i obok tradycyjnych metod pracy oferują obsługę księgową on-line. W tym artykule możesz przeczytać, na czym ona polega i jakie są jej zalety. 

Pełna obsługa za pomocą internetu

W tradycyjnym korzystaniu z usług księgowych przedsiębiorca przywozi do biura rachunkowego dokumenty z danego okresu, które są księgowane i umieszczane w dokumentacji firmowej. Niektórzy myślą, że księgowość on-line to po prostu taka sama forma współpracy rozszerzona jedynie o elektroniczny sposób komunikacji. Jednak w zakres tego pojęcia wchodzą różnego rodzaju zadania obsługiwane przy pomocy aplikacji. Biuro księgowe udostępnia klientowi określone moduły przez bezpieczne łącze. Klient w miejscu prowadzenia działalności tworzy dokumenty księgowe, które są na bieżąco dostępne w celu ich zaksięgowania. Z kolei dokumenty zewnętrzne muszą być zeskanowane i przekazane drogą elektroniczną. Klient na bieżąco otrzymuje rezultaty księgowania. Specjalista z biura rachunkowego Tormot Consulting w Poznaniu mówi:

W celu prowadzenia księgowości on-line wykorzystujemy oprogramowanie CDN Optima. Jest to moduł będący panelem wspierającym pracę księgowego. Dzięki niemu jesteśmy w stanie wykonywać rzetelnie swoje zadania dla wielu zarejestrowanych klientów.

Sposoby prowadzenia księgowości on-line

W przypadku tradycyjnego rozliczania dokumentów księgowych przedsiębiorca może wynająć księgowego na pełny etat, korzystać z usług biura księgowego albo samodzielnie zajmować się rozliczaniem podatków. Z księgowością prowadzoną droga internetową jest podobnie. Odpowiednie aplikacje umożliwiają współpracę z biurem księgowym albo usprawniają procesy związane z samodzielnym dokonywaniem ewidencji zakupów i sprzedaży, prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, prowadzeniem ewidencji przychodów, obliczaniem miesięcznych zobowiązań z tytułu podatku od towarów i usług, przygotowywaniem deklaracji podatkowych czy prowadzeniem ewidencji środków trwałych i wyposażenia. Jest to jednak opcja skierowana wyłącznie do osób mających odpowiednią ilość czasu, posiadających wystarczającą wiedzę i bardzo dobrą orientację w przepisach.

Czy program może zastąpić biuro księgowe?

Aplikacja prowadzona przez księgowych jest opcją zdecydowanie bardziej polecaną niż samodzielne zajmowanie się swoimi finansami. Oprogramowanie może usprawnić wiele procesów, ale nie jest w stanie skanować fizycznych dokumentów, wklepywać danych i wykonywać niektórych operacji wewnętrznych. Księgowi dzięki swojemu doświadczeniu i obeznaniu mogą znacząco odciążyć pracodawców. Wciąż składają za niego deklaracje podatkowe i reprezentują go przed urzędami i ZUS-em, jednak nie ma potrzeby, by przedsiębiorca każdorazowo przyjeżdżał do ich biura. Klienci mogą zobaczyć kwoty przychodów i kosztów oraz sprawdzić dane dotyczące ich historii, choć nie obsługują ich samodzielnie. Ofertę przeważnie można poszerzyć o określone działania, np. sporządzanie umów czy obsługę kadrowo-płacową. Zachowane są również określone formy kontaktu, aby w razie potrzeby klient mógł bez problemu porozumieć się ze swoim biurem. Księgowość on-line ma pełnić funkcję usprawniającą w procesach księgowania i przesyłania dokumentów.