Kopertowanie korespondencji. O czym warto pamiętać?

Wiele firm i instytucji wysyła dużą ilość korespondencji związanej z prowadzoną działalnością. Aby list mógł dotrzeć bez problemu do adresata, powinien być zapakowany w kopertę i odpowiednio zaadresowany. Dotyczy to nie tylko listów urzędowych, ale też propozycji handlowych czy korespondencji typowo reklamowej. W związku z tym pojawia się kwestia do rozstrzygnięcia: jak taka firma czy instytucja ma poradzić sobie z kopertowaniem korespondencji?

Pomocny sprzęt

Na szczęście, w dzisiejszych czasach również takie usługi jak kopertowanie korespondencji mogą być wykonywane, przynajmniej częściowo, automatycznie przez maszyny. Szczególnie w przypadku dużej liczby wysyłanych listów opłaca się zainwestować w taki sprzęt jak kopertownice, adresarki, otwieraczki. Wymienione urządzenia wykonują następujące czynności: pakowanie zawartości do kopert, drukowanie na nich adresów i logo oraz otwieranie kopert. Zakup maszyn pozwala zaoszczędzić wiele cennego czasu, który trzeba byłoby przeznaczyć na ręczne wykonywanie tych wszystkich prac. Do tego zastosowanie maszynowego pakowania listów ma też tę dodatkową zaletę, że wszystkie są identycznie i mają profesjonalny wygląd – a pamiętajmy, że każda wysłana koperta jest wizytówką danej firmy czy instytucji. Dobra kopertownica jest w stanie zapakować nawet trzy tysiące listów w ciągu godziny. Nie jest możliwe, by jakikolwiek pracownik choć zbliżył się do tej liczby, jeśli chodzi o efektywność insertowania.  

Alternatywa dla sprzętu kopertującego

Czy w takim razie jedyną dostępną opcją dla każdego biura wysyłającego dużą ilość korespondencji jest zakup maszyn kopertujących? Otóż nie. Takie usługi jak kopertowanie listów, ale też ich zadruk i personalizację można zlecić wyspecjalizowanej firmie. Jak mówi nam przedstawiciel jednej z nich – Direct Channel Packaging – wymienione usługi są najbardziej opłacalne dla tych klientów, którzy tylko jednorazowo lub raz na jakiś czas przeprowadzają akcje masowej wysyłki korespondencji np. w celach reklamowych. W takiej sytuacji zakup własnych urządzeń do kopertowania czy adresowania listów jest dla firmy zbędnym wydatkiem. Outsourcing tych usług to zdecydowanie bardziej korzystne rozwiązanie. Również w przypadku częstszego wysyłania dużej liczby listów zlecenie tej usługi firmie zewnętrznej może być bardziej opłacalne – pamiętajmy bowiem, że własne urządzenia do pakowania listów ktoś i tak musi obsługiwać oraz nadzorować cały proces. W przypadku outsourcingu zaangażowanie własnych pracowników nie jest w ogóle konieczne.