Jakie podmioty są zobligowane do prowadzenia ksiąg handlowych

Księgi handlowe, zwane inaczej księgami rachunkowymi albo też pełną księgowością, to jeden ze sposobów tworzenia dokumentacji finansowo-księgowej firmy. Opisuje go precyzyjnie ustawa o rachunkowości, wskazująca również, które podmioty zobowiązane są do prowadzenia ksiąg handlowych – a które mogą zdecydować się na to dobrowolnie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje w tej sprawie. Pełna księgowość jest obligatoryjną formą ewidencji w przypadku wszystkich spółek prawa handlowego, czyli spółek akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych. Wszystkie one muszą prowadzić księgi handlowe już od pierwszego dnia prowadzenia działalności. Jak dowiadujemy się w warszawskim biurze rachunkowym Akro, obowiązek ten dotyczy również podmiotów w organizacji.

Z uwagi na charakter działalności

Ustawa nakłada go ponadto na jednostki, których funkcjonowanie opiera się na przepisach o obrocie papierami wartościowymi, funduszach emerytalnych i inwestycyjnych, działalności ubezpieczeniowej i SKOK-ach, czyli spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych. Dokumentację w postaci ksiąg handlowych muszą ponadto prowadzić państwowe, wojewódzkie, powiatowe i gminne jednostki budżetowe, a także firmy i instytucje, które otrzymują publiczne dotacje lub subwencje różnego typu, oraz przedstawicielstwa i oddziały przedsiębiorstw zagranicznych.

Z uwagi na przychody

Wszystkie wymienione dotychczas podmioty zobligowane są do prowadzenia pełnej księgowości niezależnie od przychodów. Te ostatnie również mogą jednak stać się kryterium warunkującym konieczność korzystania z ksiąg handlowych w przypadku osób fizycznych, spółek jawnych, cywilnych i partnerskich. Jeśli dotychczas tego rodzaju przedsiębiorstwo prowadziło księgowość uproszczoną, ale w poprzedzającym roku uzyskało przychody netto na poziomie 2 mln euro, wówczas musi ono przejść na księgowość pełną. Obowiązującą w naszym kraju walutą są złotówki, chodzi więc oczywiście o równowartość tej kwoty. Wylicza się ją zaś w oparciu o średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w pierwszym dniu roboczym października roku, z którego sumuje się rzeczone przychody. W roku 2017 wynosił on dokładnie 4,3137 zł, dlatego w roku 2018 pełną księgowość zmuszone są prowadzić podmioty, których przychody netto za poprzedni rok przekroczyły kwotę 8 627 400 zł.

Kto nie musi, ale może

Na koniec warto wspomnieć, że przedsiębiorstwa mieszczące się w limicie i niezobowiązane do prowadzenia ksiąg handlowych z innego tytułu mogą zdecydować się na pełną księgowość dobrowolnie. Muszą w tym celu złożyć informujące o tym zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (byle przed początkiem nowego roku obrotowego), a jeśli przechodzą na księgi rachunkowe z księgowości uproszczonej – również sporządzić inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów.