Jakie narzędzia można wykorzystać do sprawdzenia wiarygodności kontrahenta?

Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta leży w interesie każdego przedsiębiorcy. Można do tego celu zatrudnić wyspecjalizowaną firmę. Jednak istnieje też wiele skutecznych metod samodzielnego zdobywania dowodów na wiarygodność podmiotu, z którym zamierzamy prowadzić wymianę biznesową. 

Jeżeli nie sprawdzimy strony, na której rzecz dostarczamy określony towar czy usługę, możemy mieć kłopoty z uzyskaniem należnej zapłaty. Jest to podwójnie niekorzystne: nie mamy pieniędzy na koncie, ale mimo to musimy zapłacić od należnej kwoty podatek. Specjalista z biura rachunkowego Partner Gospodarczy z Poznania wskazuje na najbardziej podstawowe narzędzie kontrolne, jakim jest biała lista podatników VAT:

– Od 1 września 2019 r. możemy korzystać z elektronicznego systemu informacji o podatnikach VAT. Biała lista jest efektem konsolidacji danych z wykazów zarejestrowanych podatników VAT oraz podmiotów wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. To najprostsza i bardzo skuteczna forma potwierdzenia wiarygodności potencjalnego partnera biznesowego. Jeżeli z niej nie skorzystamy, możemy narazić się nie tylko a straty finansowe, ale też na komplikacje lub wręcz niemożliwość rozliczenia przelanej kwoty z urzędem skarbowym. 

Jak korzystać z białej listy podatników VAT?

Biała lista znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Pozwala sprawdzić czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. W tym celu wystarczy wpisać numer PIT, REGON, numer konta bankowego lub nazwę firmy. Jeżeli dany podmiot został wykreślony, to w rejestrze znajdziemy informacje na temat powodu tego zdarzenia. Dowiemy się też, czy był to incydent, czy może firma już nie raz miała kłopoty z utrzymaniem się w rejestrze. 

Niezwykle istotną rzeczą jest też to, że korzystając z białej listy podatników VAT sprawdzimy numer rachunku bankowego, na który należy dokonać płatności. Jeżeli przelejemy kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek niż podany w wykazie, stracimy możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty (lub jej części powyżej limitu). Ponadto narażamy się na ryzyko odpowiedzialności solidarnej: możemy ponieść konsekwencje zaległości podatkowych naszego kontrahenta, jeżeli nie zapłaci on należnego podatku od dokonanej transakcji. W dość prosty sposób możemy zabezpieczyć się przed opisanymi problemami, jeżeli najpóźniej w ciągu 3 dni od przelania pieniędzy na niewłaściwe konto zgłosimy ten fakt w urzędzie skarbowym. Warto podkreślić, że dane na białej liście są aktualizowane raz dziennie (w dni robocze). Dlatego numer konta i inne informacje na temat naszego kontrahenta najlepiej sprawdzić w dniu dokonania transakcji, tuż przed wykonaniem przelewu.

Własne “śledztwo”

Korzystając z białej listy podatników VAT można pozyskać wiele cennych danych. Poza numerem konta poznamy m.in. nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer identyfikacyjny REGON (jeżeli go posiada), numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (jeżeli został mu nadany), dokładny adres siedziby, imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej. Dowiemy się także czy nasz kontrahent ma wspólnika, a jeżeli tak, to ustalimy jego nazwisko oraz numer identyfikacji podatkowej. 

Dysponując takim zestawem danych bez trudu sprawdzimy czy nasz kontrahent jest notowany w różnych zestawieniach podmiotów gospodarczych:

• KRS – podstawowe źródło informacji o spółkach prawa handlowego: znajdziemy tu dane na temat ewentualnych wierzytelnościach i zaległościach opłat na rzecz organów państwowych,
• CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej pozwala na szybkie sprawdzenie danych na temat firm prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
• REGON – Rejestr Gospodarki Narodowej zawiera dane spółek cywilnych, których nie można odszukać w CEIDG, 
• Urząd Skarbowy – możemy zwrócić się o udzielenie informacji podatkowej do urzędu skarbowego, jednak tylko wtedy, gdy jesteśmy już stroną transakcji – oznacza to, że nie możemy w ten sposób zasięgnąć informacji o potencjalnym kontrahencie,
• Biuro Informacji Gospodarczej – w Polsce działa kilka różnych BIG-ów, które gromadzą informacje o nierzetelnych dłużnikach, ale także informacje pozytywne, np. dowody terminowego regulowania zobowiązań,
• Biuro Informacji Kredytowej – przedsiębiorstwo zostało powołane do istnienia przez Związek Banków Polskich oraz banki prywatne w celu gromadzenia i udostępniania informacji na temat historii kredytowych klientów banków, SKOK-ów oraz parabanków (pozabankowych instytucji kredytowych),
• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych – trafiają do niego m.in. te podmioty, które ogłosiły upadłość, osoby pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej oraz dłużnicy alimentacyjni.

Rejestry udostępniane przez serwisy rządowe są bezpłatne. Za symboliczną kwotę otrzymamy dane z urzędu skarbowego. Korzystanie z rejestrów utworzonych i zarządzanych przez Biura Informacji Gospodarczej jest płatne – zazwyczaj w formie miesięcznego abonamentu, który kosztuje od około 200 do nawet 1000 zł.

Jak zweryfikować kontrahenta zagranicznego?

W przypadku planowania transakcji z podmiotem prowadzącym działalność w innym kraju UE, należy skorzystać z wyszukiwarki prowadzonej przez Komisję Europejską, czyli systemu informatycznego VIES (VAT Information Exchange System). Warto przeprowadzić weryfikację, żeby potwierdzić czy nasz potencjalny kontrahent jest zarejestrowany. Jeżeli figuruje na liście przedsiębiorstw dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych, będziemy mogli zastosować stawkę 0% VAT.

Komisja Europejska prowadzi też portal e-justice.europa.eu, na którym można sprawdzić naszego kontrahenta. Udostępniane informacje pochodzą z rejestrów podobnych do polskiego CEIDG i KRS. Większość informacji jest bezpłatna.

Warto zajrzeć na Portal Promocji Eksportu, na którym możemy skorzystać z pomocy polskich placówek dyplomatycznych. Przy okazji zbierzemy podstawowe informacje na temat specyfiki prowadzenia biznesu w danym kraju. O pomoc w weryfikacji kontrahenta możemy zwrócić się także do dwustronnych izb gospodarczych. Najkosztowniejszą, ale jednocześnie najwygodniejszą metodą jest zlecenie przeprowadzenia wywiadu gospodarczego jednej z wyspecjalizowanych firm, których nie brakuje na europejskim rynku.

Internet to doskonałe źródło informacji

Zarówno w przypadku kontrahentów krajowych, jak też zagranicznych doskonałym źródłem informacji jest Internet. Zanim zaczniemy badać historię i finanse potencjalnego kontrahenta w oficjalnych rejestrach, warto sprawdzić informacje publicznie dostępne w Internecie. Siedziba, strona, dane kontaktowe, opinie klientów, pracowników, zdobyte nagrody, udział w ważnych projektach czy portfolio – wszystko to znajdziemy bez trudu w sieci. Jeżeli mamy problem z ustaleniem podstawowych informacji, a adres mailowy czy telefon okazuje się nieaktualny, to powinniśmy ten fakt potraktować jako mocny sygnał ostrzegawczy i zachować szczególną ostrożność. Brak dobrej reprezentacji internetowej nie musi jednoznacznie wskazywać na niską wiarygodność kontrahenta. Natomiast oddaje jego stosunek do polityki informacyjnej i zagadnień promocji, co może niekorzystnie rzutować na jakość przyszłej współpracy. 

Zawsze warto zadzwonić do byłych i aktualnych klientów naszego kontrahenta, żeby zasięgnąć informacji o przebiegu współpracy. Można to zrobić oficjalnie lub anonimowo. Nie należy też zaniedbywać tak pozornie banalnego testu, jak prośba o przedstawienie referencji.

Sprawdzając partnera biznesowego powinniśmy brać pod uwagę to, że też możemy być sprawdzani. Przygotowując się do dużych operacji biznesowych, warto przeprowadzić audyt rachunkowy i zapewnić sobie doradztwo księgowe. Pomoc doświadczonych specjalistów może okazać się nieodzowna na etapie przygotowania i finalizacji długotrwałych umów. Szczególnie wtedy, gdy po raz pierwszy przystępujemy do operacji finansowych za granicą, w otoczeniu prawnym i w kulturze biznesowej, których jeszcze nie znamy.