Jak przenieść archiwum z zachowaniem procedur?

Przenoszenie archiwum zdecydowanie nie należy do najprostszych czynności. Przede wszystkim, mogą podjąć się tego wyłącznie osoby przeszkolone i doświadczone w procedurach postępowania z archiwaliami. Niewłaściwe obchodzenie się z dokumentami mogłoby narazić je na nieodwracalne uszkodzenia. Tak samo ważna jest skrupulatność, co do zachowania kolejności ułożenia, by nie do dopuścić do ewentualnego wymieszania czy zagubienia zbiorów.

Jak prawidłowo dbać o archiwalne zbiory podczas przeprowadzki? 

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że archiwalia są przeważnie o wiele delikatniejsze od przeciętnych dokumentów czy książek. Ich wiek czy niepowtarzalność wpływa znacząco na sposób, w który trzeba się z nimi obchodzić. Są również szczególnie narażone na działanie wilgoci, która może działać destrukcyjnie na papier. Samo zabezpieczenie zbiorów i sposób ich zdejmowania oraz układania na regałach ma ogromne znaczenie. Nieumiejętne bądź niechlujne wykonanie tej procedury, wpłynie na ich stan negatywnie.

Sam rodzaj dokumentów i papier, z którego się składają ma kluczowe znaczenie na typ zabezpieczenia, jakiego użyjemy w trakcie ich transportu lub tymczasowego magazynowania. Opakowania nie mogą być podatne na zmiany temperatur czy szkodliwe warunki atmosferyczne. Powinny chronić je także przed pożarem lub ewentualnym zalaniem. Znacząca może być również wartość danego zbioru, w niektórych przypadkach będą wymagane dodatkowe zabezpieczenia jak chociażby specjalistyczne służby ochrony – wyjaśnia ekspert z firmy przeprowadzkowej Autor Przeprowadzki posiadającej swoje oddziały w wielu polskich miastach.

Co jest najważniejsze przy transporcie archiwum? 

Samo przewożenie archiwaliów może przyczynić się do ich uszkodzenia. Papier wysoce podatny na dotyk i wrażliwy musi być pakowany i osłaniany z podwójną dokładnością. Tak samo ważny jest jego transport. Dokumenty czy wiekowe księgi, nie mogą być narażone na bezwładne przemieszczanie się w opakowaniu bądź skrzyni. Mogłoby to skutkować chociażby naruszeniem okładek lub popękaniem stron. W tym celu należy wykorzystać również odpowiedni rodzaj pojazdu, który w przypadku trudności występujących na drogach, uniemożliwi naruszenie zbiorów.

Podczas przeprowadzek instytucji ze zbiorami archiwalnymi, istotne jest właściwe przechowywanie dokumentów, w tym utrzymanie odpowiedniej wilgotności powietrza. Zbyt niska, w przypadku niektórych materiałów np. pergaminu, może działać destrukcyjnie, natomiast bardzo wysoka, doprowadzić do rozwoju niebezpiecznej pleśni. Warto o tym pamiętać, ponieważ pewne defekty są trwałe i nie ma przy nich możliwości renowacji czy odratowania.

Innym ważnym czynnikiem, zwłaszcza podczas magazynowania archiwalnych dokumentów, jest zachowanie kolejności zbiorów. To nie tylko ułatwi ich późniejszy powrót w wyznaczone miejsce, lecz także umożliwi pracownikom korzystanie z archiwum. Niektóre firmy bowiem, pozostawiają do dyspozycji instytucji przedmioty w trakcie ich przechowywania. Dzięki takiej możliwości, wykonywanie czynności zawodowych przez pracowników nie jest utrudnione, a zawieszanie możliwości korzystania z pism, nie jest konieczne.