Jak należy prowadzić księgi rachunkowe?

To, w jaki sposób należy prowadzić księgi rachunkowe, ściśle określa ustawa o rachunkowości. Dlatego każda firma, która wybrała pełną księgowość lub jest zobowiązana do jej prowadzenia, musi dbać o prawidłowość zapisów. Błędy w księgach rachunkowych mogą bowiem prowadzić nie tylko do fałszywego obrazu sytuacji finansowej firmy, ale również wiązać się z sankcjami przewidzianymi w kodeksie karnym skarbowym.

Ogólne wymogi dotyczące prowadzenia pełnej księgowości

Pełna księgowość obejmuje zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia oraz inwentarz. Mogą być one prowadzone przy użyciu komputera i oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji o zapisach dokonanych w księgach, jednak co ważne, w tym przypadku niezbędne jest zapewnienie automatycznej kontroli ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Dodatkowo niezależnie od tego, w jakiej formie są prowadzone księgi rachunkowe, muszą być one trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, zawierać szczegółowe informacje co do roku obrotowego oraz być przechowywane w ustalonej kolejności.

Ze względu na konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie ze ściśle określonymi zasadami, firmy zazwyczaj decydują się na zlecenie ich prowadzenia firmom zewnętrznym – taką usługę oferuje m.in. biuro rachunkowe ABM Consulting z Łodzi. Ustawa o rachunkowości dopuszcza  taką możliwość, z zastrzeżeniem, że niezbędne jest powiadomienie właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, bieżąco i sprawdzalnie. Co to właściwie oznacza? Księgi prowadzone są rzetelnie, jeśli przedstawiają prawdziwe informacje. Bezbłędne wtedy, kiedy wszystkie dowody księgowe z danego miesiąca zostały wprowadzone bez błędów. Prowadzenie ksiąg rachunkowych na bieżąco oznacza, że zapisy są dokonywane w dniu wystąpienia operacji finansowych, bez opóźnień i w sposób, który nie dopuszcza do pojawienia się zaległości.

Sprawdzalność gwarantuje natomiast możliwość stwierdzenia poprawności zapisów dokonanych w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Jest to możliwe dzięki chronologicznemu, systematycznemu oraz kompletnemu dokonywaniu zapisów. Dzięki temu możliwe jest sporządzenie sprawozdań finansowych, dokonywanie rozliczeń finansowych, a także uzyskiwanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści tych zapisów.