Dobrze zaprojektowana sala konferencyjna kluczem udanych szkoleń

Sala konferencyjna w siedzibie firmy jest równie ważna jak reprezentacyjny hol czy biura dla pracowników. Możliwość wynajęcia takiej sali oferują hotele, co także ma swoje plusy (m.in. łatwą organizację noclegu dla gości z innych części kraju), jednak jeżeli specyfika branży przewiduje liczne konferencje, pokazy, prezentacje i szkolenia, inwestycja w projekt i wykonanie własnej sali może być ekonomicznym rozwiązaniem, które dodatkowo podniesie prestiż firmy. Decydując się na taki krok warto zdać sobie sprawę, że profesjonalnie zaaranżowane miejsce to klucz do sukcesu każdego eventu.

Jakie pomieszczenie wybrać?

Na wstępie warto razem z architektem przeanalizować kilka istotnych kwestii takich jak umiejscowienie sali w budynku, jej pojemność, wyposażenie i funkcjonalność. To pomieszczenie musi jednak "współpracować" z rodzajem i wielkością biurowca, często ze względów konstrukcyjnych na wydzielenie wyjątkowo dużej ilości przestrzeni zwyczajnie nie można sobie pozwolić – zastrzega specjalista Maximum Interior. Pomieszczenie na salę konferencyjną powinno w miarę możliwości być pozbawione słupów, ścianek oraz jakichkolwiek innych elementów, które mogłyby zakłócać pole widzenia gości z każdego miejsca. Musi ono także odpowiadać indywidualnym potrzebom inwestora oraz przeznaczeniu: mniejszego metrażu będzie wymagała sala, w której mają się odbywać spotkania kilkuosobowego zarządu, a innego taka, w której mają mieć miejsce seminaria lub szkolenia dla setki pracowników. W tym miejscu należy uwzględnić, że im większe pomieszczenie, tym wyższe musi być (jego część trzeba zawsze poświęcić na instalację np. klimatyzacji, wentylacji, ekranów, czy rzutnika). Przy projektowaniu sali warto uwzględnić stworzenie oddzielnej drogi dostaw czy zaplecza, zapewnienie dostępu do wind i oddzielnego wyjścia na zewnątrz budynku. Warto także zadbać, aby droga uczestników spotkania do sali nie przecinała się z drogą obsługi lub pracowników. Dużą zaletą byłaby także możliwość transportowania do pomieszczenia dużych obiektów czy eksponatów. Wyciszenie ścian da pewność, że prowadzona w sali konferencja nie będzie przeszkadzała pracownikom i na odwrót - do uszu gości nie dotrą dźwięki z korytarzy i np. rozmowy podwładnych.

Specyfika aranżacji przestrzeni w sali konferencyjnej

Ze względu na swoje przeznaczenie istnieje kilka typów sal, warto jednak zauważyć, że organizacja wnętrza w każdej z nich nigdy nie jest dziełem przypadku. Dobry projekt zapewnia płynny i wygodny przebieg każdego wydarzenia z uwzględnieniem wszelkiego rodzaju potrzeb, a nawet kryzysów, które mogą w ich czasie wystąpić. Ze względu na przeznaczenie w sali powinna się znaleźć odpowiednia liczba wygodnych krzeseł (plus ewentualnie stoliki) ustawionych tak, aby siedzący goście nie przeszkadzali sobie wzajemnie w obserwowaniu np. wykładu i skierowanych na stanowisko przemawiającego np. mównicę czy biurko (w którym zmieszczą się mikrofony, komputer, pilot do obsługi rzutnika itd.). Istotną kwestią są drzwi. Najlepszym rozwiązaniem byłyby dwa wejścia: jedno dla przemawiającego, a drugie dla gości. Jednak jeżeli dysponujemy tylko jednym należy salę zaprojektować tak, aby mówca od wejścia do biurka miał możliwie najkrótszą drogę – radzi specjalista Maximum Interior.