Dlaczego należy niszczyć dokumenty poufne? Obowiązki nałożone na przedsiębiorców w świetle RODO

Obowiązek właściwego przetwarzania danych osobowych jest szczególną powinnością nałożoną na przedsiębiorców w ramach RODO – między innymi z tego powodu, że wymaga odpowiedniego przygotowania. W dzisiejszym artykule opowiemy nieco szerzej o tej kwestii. Wyjaśnimy, dlaczego dokumenty poufne powinny być niszczone i w jaki sposób można je usunąć. Zapraszamy Cię do zapoznania się z przygotowanym przez nas tekstem.

Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych i ich znaczenie w kontekście niszczenia dokumentów poufnych

Zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, inaczej nazywanym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, OROD lub RODO mieszkańcy Unii Europejskiej powinni mieć dużą kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. W wyniku wprowadzenia RODO przedsiębiorcy są zobowiązani do zadbania o bezpieczeństwo systemów informacyjnych oraz właściwe przetwarzanie danych osobowych w organizacji. W związku z tym regularnie zlecają niszczenie dokumentów poufnych, w odpowiednim czasie i na podyktowanych przez prawo unijne zasadach.

Rozporządzenie unijne RODO zakłada, że każdy mieszkaniec Unii Europejskiej ma prawo do dostępu do informacji, sprostowania, bycia zapomnianym, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych osobowych (w kontekście przetwarzania jego danych osobowych). W RODO uwzględniono też podstawowe zasady przetwarzania tych danych. Mamy na myśli zasadę: rzetelności, zgodności z prawem i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności, a także rozliczalności. Obowiązek zadbania o bezpieczeństwo systemów informacyjnych oraz właściwe przetwarzanie danych osobowych w organizacji przez przedsiębiorców ma bezpośredni związek właśnie z tymi zasadami.

Na czym polega usługa niszczenia dokumentów poufnych?

Ze względu na obowiązujące w Polsce prawo liczni przedsiębiorcy korzystają z usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów poufnych, która jest oferowana między innymi przez Strefę Surowców Wtórnych. Usługa ta polega na odbiorze i niszczeniu dokumentów w III klasie tajności wg normy DIN 3275 z certyfikatem zniszczenia zgodnie z RODO 2018 oraz jest realizowana na profesjonalnej maszynie.

Opisywana przez nas usługa może być wykonana jednorazowo. Przedsiębiorca ma też możliwość skorzystania z niskiego abonamentu, w ramach którego otrzymuje pojemnik na dokumenty do cyklicznej wymiany zawartości. Niezależnie jednak od wybranego wariantu po zniszczeniu dokumentów klient dostaje protokół i certyfikat zniszczenia.