Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

Przedsiębiorca, w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia dochodów, ponosi różnego rodzaju wydatki, które może wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Przepisy nie określają dokładnie, jakiego rodzaju wydatki można wliczyć w koszty. Ustanowione zostały natomiast zobowiązania, które kategorycznie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Jak wygląda to w praktyce?

Wydatki, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodu

Ponieważ prawo nie określa dokładnie, jakie wydatki można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, teoretycznie może być to każdy wydatek poniesiony w związku z koniecznością osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia dochodów przedsiębiorstwa. Wyjątek stanowią jedynie wydatki określone w art. 23. ustawy o Podatku dochodowym od osób fizycznych, które kategorycznie nie mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu, m.in. związane z zakupem gruntu lub ulepszeniem środków trwałych oraz wydatki na usługi gastronomiczne.

Co więc w praktyce można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Zastrzeżeń z pewnością nie wzbudzą wydatki bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością: towary handlowe i materiały podstawowe, takie jak komputery, oprogramowanie do prowadzenia pełnej księgowości, opłaty za abonament lub utrzymania lokalu. W koszty można wliczyć nawet ekspres do kawy, jeśli będzie on przeznaczony dla pracowników. W praktyce warto jednak poprosić o indywidualną interpretację lub skorzystać z pomocy firm, które oferują doradztwo księgowe i rachunkowe, np. Biura Rachunkowego Moniki Kacy z Białegostoku, aby nie okazało się, że organy podatkowe mają odmienne zdanie.

Jak udokumentować koszty uzyskania przychodu?

Wszystko, co wliczamy w koszty uzyskania przychodu, musi zostać odpowiednio udokumentowane. Co ważne, nie musi to być faktura – mogą to być również rachunki, dokumenty celne lub inne dowody, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. Muszą jednak umożliwiać powiązanie dowodu z zapisami księgowymi, a także zawierać wiarygodne informacje, takie jak data, przedmiot operacji lub podpisy osób, które brały w niej udział. W wyjątkowych sytuacjach mogą to być również dowody wewnętrzne – wystarczy, że prawidłowo dokumentują fakt poniesienia wydatku na firmę.

Warto pamiętać, że to na podatniku spoczywa obowiązek prawidłowego wliczenia wydatków w koszty uzyskania przychodu oraz udokumentowania, że dany koszt był związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przeciwnym razie przedsiębiorca może być zobowiązany do zapłacenia zaniżonego podatku wraz z odsetkami.