Charakterystyka idealnej sali konferencyjnej

Organizacja konferencji nie jest prostym zadaniem. Trzeba zaprosić uczestników, zamówić catering, wielokrotnie znaleźć sponsorów i partnerów wydarzenia. Kluczowym zadaniem jest również wynajęcie idealnej sali konferencyjnej. Co powinno charakteryzować odpowiedni lokal? Przyda nam się kilka wartościowych wskazówek, tym bardziej, że miejsce organizacji takiego spotkania wielokrotnie decyduje o jego sukcesie.

Odpowiednia powierzchnia

Pierwszym elementem jest wielkość sali konferencyjnej. Zbyt mała może nie pomieścić wszystkich uczestników, zbyt duża również nie spełni swojej roli. Jeśli goście siądą zbyt daleko, prelegenci mogą czuć się lekceważeni. W razie niedostatecznego nagłośnienia, jest ryzyko że wykłady i prezentacje miną bez echa. Nikt ich nie usłyszy, nie pojawią się żadne pytania, przez co konferencja może okazać się nic nie znaczącym wydarzeniem – komentuje nasz rozmówca z hotelu Orle w Gdańsku.

Dlatego konieczne jest zaplanowanie, ile mniej więcej osób planujemy zaprosić. Weźmy pod uwagę, że nie wszyscy mogą się pojawić – to ryzyko wpisane w organizację takich imprez. Miejsca jednak dla nikogo nie może zabraknąć, sami organizatorzy również powinni mieć swoje krzesła.

Mobilny system ścianek

Nowoczesne sale konferencyjne są wyposażone w mobilny system ścianek, który pozwala dzielić większe pomieszczenie na kilka mniejszych. To szczególnie użyteczne rozwiązanie, jeżeli w trakcie konferencji organizowane są mniejsze wykłady, przeznaczone dla pewnych grup uczestników. To nie jedyne udogodnienie, które powinno charakteryzować nowoczesne sale. Bardzo pożądany jest również automatyczny system oświetlenia, pozwalający zaciemniać i rozjaśniać światło w zależności od potrzeb.

Nowoczesne wyposażenie sali

Nowoczesne wyposażenie to kolejny element, który charakteryzuje idealną salę konferencyjną. Jakich sprzętów bez wątpienia nie powinno zabraknąć? Na pewno są to urządzenia audiowizualne, które pozwalają udostępniać sygnał pomiędzy salami. W celu wzmocnienia dźwięku, powinien być on wzmocniony subwooferami. To jednak nie koniec przydatnych podczas konferencji narzędzi. Organizatorzy wydarzeń patrzą na możliwość korzystania z ekranów LCD, bezprzewodowego internetu, bezprzewodowych mikrofonów oraz projektorów multimedialnych. Niekiedy budynki wynajmujące sale na konferencje osiadają także specjalne sale komputerowe, jeśli podczas wydarzeń odbywają się np. prezentacje połączone z ćwiczeniami praktycznymi. Dzięki temu goście mogą czerpać z wykładów i spotkań wartościową wiedzę. Jeśli sala, którą zamierzamy wynająć, będzie posiadać niniejsze cechy, bez dwóch zdań spełni nasze oczekiwania.