Czym powinna się charakteryzować idealna sala konferencyjna

Konferencje zyskują coraz większą popularność, wypierając często klasyczne spotkania biznesowe, naukowe i specjalistyczne. Konferencje mogą być organizowane dla dużej ilości osób, ale organizowane są także w bardziej kameralnej atmosferze, na przykład wewnątrz firmy, której pracodawca chce przekazać nowości i dowiedzieć się, jakie jest zdanie podwładnych. Od potrzeb organizatorów zależy, jaka sala konferencyjna będzie najlepsza.

Komfort i klasa

Sala konferencyjna stanowi swojego rodzaju wizytówkę dla firmy, nawet ta wynajmowana na zewnątrz. To w niej organizowane są jedne z najważniejszych spotkań i wydarzeń dla firmy, w niej odbywają się szkolenia, pokazy statystyk i efektów pracy, spotkania i narady biznesowe. Powinna być zatem komfortowa dla wszystkich osób, które będą w niej przebywać. Mówiąc o komforcie, myślimy często jedynie o wyposażeniu, meblach, siedziskach i biurkach. Powinno nam zależeć nie tylko na funkcjonalnym wyposażeniu, warto pomyśleć o klimatyzacji. Dobre sale konferencyjne są w nią wyposażone, mają także odpowiednią akustykę. Uczestnicy konferencji muszą mieć również swobodny dostęp do toalet, które nie mogą być za bardzo oddalone od sali. Jeśli chodzi o klasę – naprawdę warto zainwestować w wynajem nowoczesnej sali konferencyjnej, która nie będzie przypominała uczelnianej auli z lat 80-tych. Duże spotkania biznesowe powinniśmy traktować jako inwestycję w przyszłość, a przyszłość to nowoczesne sprzęty.

Wielkość i wyposażenie

Czy wielkość sali ma znaczenie? Oczywiście, że tak. Sala konferencyjna powinna być dopasowana do potrzeb firmy, liczby osób, które będą uczestniczyły w spotkaniach. Sala nie powinna być jednak za duża, ponieważ przy niewielkiej liczbie uczestników sprawia niekorzystne wrażenie – dowiadujemy się w hotelu Azzun z Barczewa na Mazurach. Niekorzystne wrażenie sprawia także sala zbyt mała, gdzie wszyscy zaproszeni uczestnicy spotkania ledwie się mieszczą. Może to budzić skojarzenia z lekceważeniem uczestników spotkania, niektórzy z nich mogą poczuć się zbędnym balastem, nieproszonymi gośćmi.

Jeśli chodzi o wyposażenie, absolutną normą są praktyczne, wygodne miejsca do siedzenia i stoły. Nowoczesne sale konferencyjne wyposażone są w odpowiedni sprzęt audiowizualny, na przykład projektor i ekran, na którym można wyświetlać prezentacje. Projektor powinien być wyposażony w uniwersalny kabel, za pomocą którego można połączyć go z laptopem.

Jak więc widać wybierając idealną sale konferencyjną musimy zwracać uwagę na bardzo wiele elementów. Jeżeli jednak uda nam się dopilnować wszystkich istotnych szczegółów, z pewnością organizowane przez nas spotkanie będzie udane i odbędzie się bez żadnych nieprzyjemnych niespodzianek.

Materiał partnera