Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

Archiwizowanie dokumentów to czynność, która pozwala w uporządkowany sposób przechowywać papierowe lub elektroniczne zasoby firmy. Jest to bardzo istotne zadanie, ponieważ każdego roku przedsiębiorstwa produkują duże ilości dokumentacji. Prawidłowo archiwizowany dokument potrafi przez długi czas zachować przydatność do użycia oraz czytelność. Na czym polega prawidłowe archiwizowanie dokumentów?

Archiwizacja dokumentów kategorii A

Materiałami archiwalnymi są m.in. wszelkiego rodzaju statuty i regulaminy, sporządzone protokoły, sprawozdania, analizy, akta sądowe, oryginalne wyrysy planów i map oraz instrukcje publiczne. Każdy z dokumentów, jaki znajduje się w firmie, musi zostać jednak zaliczony do danej kategorii. Wyróżnia się dwie podstawowe kategorie takich dokumentów: A oraz B. Kategoria archiwalna A dotyczy archiwaliów, a do przechowywania tego typu materiałów upoważnione są konkretne jednostki organizacyjne. W przypadku jednostek państwowych archiwizacja dokumentów kategorii A proces nadzorowany jest przez Archiwum Państwowe. Grupa dokumentów z tej kategorii obejmuje także wszelką dokumentację kadrową i techniczną.

Charakterystyka archiwizowania dokumentów kategorii B

Kategoria B dokumentów związana jest z materiałami niearchiwalnymi. Aby je oznaczyć, stosuje się liczbę lat. Po ich upływie akta wyłączone są ze zbiorów archiwalnych, a następnie ulegają zniszczeniu. Dokumenty, które mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne, opatrzone są symbolem BC. Oznaczenie BE dotyczy natomiast dokumentacji niearchiwalnej, jaka po ekspertyzie jest kwalifikowana jako wybrakowana lub przekwalifikowana. Wymienione wyżej kompleksowe usługi archiwalne oferuje m.in. ACTA NOVA w Szczecinie, która pozwala zachować porządek w dokumentach firmowych. Dzięki temu znacznie usprawni się także funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto prawidłowo archiwizować dokumenty?

Prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych odgrywa istotne zadanie w funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak proste zadanie, ponieważ wymaga znajomości wielu zasad wynikających z obowiązującego prawa. Równocześnie należy dbać o porządek w dokumentach poprzez m.in. zakup odpowiednich teczek, skoroszytów itd. Powoduje to, że tak poważne zadanie, jakim jest archiwizacja dokumentów, warto zlecić profesjonalnym firmom. Wieloletnie doświadczenie i niezbędne kwalifikacje specjalistów powodują, że dokumenty będą archiwizowane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa, a jednocześnie zapewnią łatwy dostęp dla pracowników danego przedsiębiorstwa.